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DOF: 09/12/2016
MANUAL de Procedimientos para la recepción, registro, entrega y control de bienes instrumentales y consumibles

MANUAL de Procedimientos para la recepción, registro, entrega y control de bienes instrumentales y consumibles.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Comisión de Administración.- Secretaría.- Secretaría Administrativa.- Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, ENTREGA Y CONTROL DE
BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
ÍNDICE
Presentación
Objetivo
Marco Jurídico
Glosario
Descripción del Procedimiento
1.     Recepción de Bienes
1.1  Recepción de Bienes por Adquisición
1.2  Recepción de Bienes por Reposición
1.3  Recepción de Bienes por Donación
2.     Registro de Bienes Instrumentales y Consumibles
2.1  Registro de Bienes Instrumentales
2.2  Registro de Bienes Consumibles
3.     Entrega de Bienes Instrumentales y Consumibles
3.1  Entrega de Bienes Instrumentales
3.2  Entrega de Bienes Consumibles
4.     Levantamiento de Inventario Físico
4.1  Levantamiento de Inventario Físico en Salas Regionales
4.2  Levantamiento de Inventario Físico en Sala Superior y Edificios Alternos
4.3  Levantamiento de Inventario Físico de Consumibles
5.     Elaboración y/o Actualización de Resguardos
5.1  Elaboración y/o Actualización de Resguardos de Sala Superior y Edificios Alternos
5.2  Elaboración y/o Actualización de Resguardos en Salas Regionales
6.     Actualización en Sistema Informático de Bienes Instrumentales cuya asignación corresponde a otras Áreas
Diagramas de Flujo
Formatos
§     Nota de Entrada de Almacén
§     Resguardo de Bienes Instrumentales
§     Salida de Mobiliario del Almacén
§     Entrada de Mobiliario al Almacén
Transitorios
PRESENTACIÓN______________________________________________________________
El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 134
de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, deberá administrar los recursos económicos de que disponga, con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, para satisfacer los objetivos a los que estén destinados.
Para ello, el Tribunal Electoral por conducto de las áreas administrativas competentes, adquiere diversos bienes que son necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones a través de los procedimientos de licitación pública, invitación a cuando menos tres proveedores o contratistas, concurso público sumario y adjudicación directa. La recepción de los bienes adquiridos requiere de la definición de áreas que realicen su administración, así como de procedimientos que permitan delimitar cada una de las etapas que implique su recepción, registro, entrega y control.
En consecuencia, se ha establecido en el artículo 209, fracción XXVII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, la atribución a la Comisión de Administración para administrar los bienes muebles al servicio del Tribunal Electoral, razón por la cual el artículo 208, fracción XVII, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación prevé que la persona titular de la Secretaria Administrativa cuente con facultades para verificar que la administración y control de los bienes de consumo e inversión que se manejen en los almacenes, así como los de desincorporación, se apeguen a la regulación aplicable.
Para llevar a cabo lo anterior, el Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación en su artículo 209, fracción III, establece que para el eficaz desempeño de sus funciones, la Secretaría Administrativa cuenta con áreas de apoyo, entre las que se encuentra la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública. A esa área se le ha conferido la facultad de coordinar el funcionamiento y control de los bienes que maneja el almacén general del Tribunal Electoral, como lo especifica el artículo 217, fracción V, del Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
Dentro de la estructura de la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública, se encuentran la Dirección General de Recursos Materiales y la Dirección de Almacenes e Inventarios, las cuales se encargan, respectivamente, de integrar y dirigir las funciones específicas para la adquisición de los recursos materiales y la contratación de los servicios que requieran las diferentes áreas del Tribunal Electoral, en el ámbito de su competencia, procurando la eficacia y eficiencia, así como llevar a cabo el control, la rehabilitación de los bienes muebles, su aseguramiento, resguardo y desincorporación; y de abastecer a las diversas áreas del Tribunal Electoral, los artículos de consumo y bienes inventariables requeridos; así como operar los mecanismos de registro, control físico, documental y de gestión de los mismos, de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos; lo anterior, de acuerdo a los artículos 261 y 281 del Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
Para el establecimiento de cada una de las actividades y tareas que deberán llevarse a cabo para la recepción, registro, entrega y control de los bienes instrumentales y consumibles de este órgano jurisdiccional, es necesaria la integración de un manual de procedimientos que dé certeza jurídica sobre su realización.
Asegurando que los bienes adquiridos se apeguen al documento generado mediante el procedimiento de adjudicación sea por adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas, concurso público sumario o licitación pública, realizando la recepción física de los bienes, certificando su registro en el sistema informático en base a la evidencia documental, supervisando que cada bien cuente con un número de inventario, identificando a través del etiquetado a cada uno, elaborando los resguardos de los bienes asignados a los servidores públicos, controlándolos a través de inventarios continuos parciales por área administrativa, jurisdiccional o sala regional e inventarios totales anuales y finalizar el proceso al efectuar la desincorporación de los bienes.
OBJETIVO___________________________________________________________________
Establecer los procedimientos que describan las actividades y tareas que deberán llevar cabo las áreas competentes del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, para la recepción, registro, entrega y control de los bienes instrumentales y consumibles.
MARCO JURÍDICO_____________________________________________________________
·   Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
 
·   Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación.
·   Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
·   Ley General de Contabilidad Gubernamental.
·   Ley General de Bienes Nacionales.
·   Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
·   Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
·   Ley del Impuesto al Valor Agregado.
·   Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.
·   Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
·   Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación
·   Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·   Acuerdo General para la Desincorporación de toda Clase de Bienes del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·   Acuerdo General por el que se establecen las Bases para la Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua en el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·   Lineamientos para el Trámite y Control de Egresos.
·   Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·   Clasificador por Objeto del Gasto del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·   Código Modelo de Ética Judicial Electoral.
GLOSARIO__________________________________________________________________
ACTA ENTREGA - RECEPCIÓN: Documento mediante el cual las áreas que reciben bienes directamente del proveedor deberán elaborarla, indicando, el lugar, la fecha, la hora, descripción de los bienes, la(s) personas que los entrega, los servidores públicos que los reciben, la conformidad que se apegan a lo requerido, la instalación a satisfacción, testigo(s) y firmas.
ÁREA SOLICITANTE: Todas aquéllas áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación que requieran bienes. Es al mismo tiempo, el área administradora del instrumento contractual de que se trate.
BIENES: Artículos o muebles, propiedad del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, empleados para satisfacer sus necesidades.
BIENES CONSUMIBLES: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
BIENES INFORMATICOS: Los considerados por su utilización como equipos y aparatos de cómputo para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
CFDI: El comprobante fiscal digital por Internet, que constituye la factura electrónica que un determinado proveedor otorga al Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
CLAVE CABMS: El código que tiene asignado un bien, identificado en el Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios.
COMISIÓN: La Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
CONTRALORIA INTERNA: La Contraloría Interna.
 
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES: La Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública.
COORDINACIÓN FINANCIERA: La Coordinación Financiera.
DELEGACIONES ADMINISTRATIVAS: Las Delegaciones Administrativas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO: El Departamento de Abastecimiento adscrito a la Subdirección de Almacén de Consumibles de la Dirección de Almacenes e Inventarios.
DEPARTAMENTO DE CONSUMIBLES: El Departamento de Recepción y Control de Consumibles adscrito a la Subdirección de Almacén de Consumibles de la Dirección de Almacenes e Inventarios.
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS: El Departamento de Control de Inventarios adscrito a la Subdirección de Almacén de Mobiliario, Equipo e Inventarios de la Dirección de Almacenes e Inventarios.
DEPARTAMENTO DE REHABILITACIÓN: El Departamento de Rehabilitación y Desincorporación de Activos Fijos adscrito a la Subdirección de Almacén de Mobiliario, Equipo e Inventarios de la Dirección de Almacenes e Inventarios.
DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES: La Dirección de Adquisiciones adscrita a la Jefatura de Unidad de Adquisiciones de la Dirección General de Recursos Materiales.
DIRECCIÓN DE ALMACENES: La Dirección de Almacenes e Inventarios adscrita a la Dirección General de Recursos Materiales de la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública.
DIRECCIÓN DE RIESGOS: La Dirección de Administración de Riesgos adscrita a la Jefatura de Unidad de Prestaciones y Administración de Riesgos de la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo.
DIRECCIÓN GENERAL: La Dirección General de Recursos Materiales adscrita a la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública.
DIRECCIÓN PRESUPUESTAL: La Dirección de Control Presupuestal adscrita a la Jefatura de Unidad de Programación y Presupuesto de la Coordinación Financiera.
FACILITADORES: Persona de estructura responsable del control de los bienes instrumentales del área, del levantamiento de inventario físico y de la coordinación con la Dirección de Almacenes e Inventarios
FACTURA: El documento de carácter mercantil que refleja toda la información de una operación de compra venta y contiene las condiciones establecidas en el instrumento contractual, siendo la representación gráfica de un CFDI.
INSTRUMENTO CONTRACTUAL: El Contrato, Pedido, Orden de Compra o cualquier otro documento a través del cual el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, formaliza la adquisición o suministro de un bien.
NÚMERO DE CONTROL SS: El número consecutivo de inventario conforme a la numeración anterior.
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO: Es la actividad de revisar físicamente los bienes del Tribunal Electoral y quien los tiene asignados.
NÚMERO DE INVENTARIO: El número consecutivo asignado por el sistema informático al registrarse el bien instrumental.
PROVEEDOR: La persona física o moral que suministra determinados bienes instrumentales o consumibles al Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
REMISIÓN: El documento en el que se detallan los materiales, suministros y bienes muebles que suministra un proveedor al Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, en tanto se expide el CFDI.
REPORTE CONTABLE DE ACTIVO FIJO: Reporte emitido por el sistema informático desglosando los bienes registrados por cuenta contable, costo, número de inventario, número de ss, descripción del bien, costo, factura, proveedor y fecha de adquisición.
SALA REGIONAL: Las Salas Regionales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA: La Secretaría Administrativa del Tribunal Electoral del Poder Judicial
de la Federación.
SISTEMAS: La Dirección General de Sistemas.
SISTEMA INFORMÁTICO: El sistema mediante el cual se controla los inventarios.
SUBDIRECCIÓN DE CONSUMIBLES: La Subdirección de Almacén de Consumibles adscrita a la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Dirección General de Recursos Materiales.
SUBDIRECCIÓN DE MOBILIARIO: La Subdirección de Almacén de Mobiliario, Equipo e Inventarios adscrita a la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Dirección General de Recursos Materiales.
TRIBUNAL ELECTORAL: El Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O JURISDICCIONAL: El área facultada para llevar a cabo las actividades que conduzcan al cumplimiento de los objetivos, tareas y programas institucionales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
UNIDAD DE CONTABILIDAD: La Jefatura de Unidad de Contabilidad adscrita a la Coordinación Financiera.
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO: La Jefatura de Unidad de Programación y Presupuesto adscrita a la Coordinación Financiera.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
1.    RECEPCIÓN DE BIENES
1.1. RECEPCIÓN DE BIENES POR ADQUISICIÓN
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Adquisiciones
1.-Una vez adjudicada la adquisición de un bien, mediante el procedimiento correspondiente, coordina que la Dirección General lleve a cabo la recepción de los bienes adquiridos.
Oficio / Correo
electrónico
Dirección General
2.-Instruye a la Dirección de Adquisiciones para que proporcione las fechas de entrega de los bienes por parte de los proveedores a la Dirección de Almacenes.
Instrumento Contractual
Dirección de
Adquisiciones
3.-Informa vía electrónica a la Dirección de Almacenes, las fechas de entrega y características de los bienes que llevarán los proveedores.
Copia del Instrumento
Contractual
Dirección de
Almacenes
4.- Una vez recibida la información, turna a la Subdirección de Mobiliario o a la Subdirección de Consumibles, para que programen la recepción de los bienes.
Instrumento Contractual
Subdirección de
Mobiliario /
Subdirección de
Consumibles
5.-Prepara en conjunto con el Departamento de Inventarios o con el Departamento de Consumibles, la logística necesaria para recibir los bienes en la fecha y en los términos acordados.
Copia del Instrumento
Contractual
Departamento de
Inventarios /
Departamento de
Consumibles
6.- Llegada la fecha de recepción de los bienes, revisa la factura y/o remisión presentada por el proveedor contra los bienes que se reciben; asimismo, solicita vía telefónica o correo electrónico la presencia de un servidor público del área solicitante en el Almacén de Mobiliario y Equipo y/o Consumibles correspondiente para que pueda validar técnicamente los bienes.
En caso de no contar con la presencia inmediata del área solicitante, revisa los bienes en cuanto a cantidad y precio y acuerda con el área solicitante la fecha en que asistirá a validar técnicamente los bienes.
Copia del Instrumento
Contractual / Factura y/
o Remisión
 
Departamento de
Inventarios /
Departamento de
Consumibles
7.- ¿La factura y/o remisión proporcionados por el proveedor coinciden con la información proporcionada por la Dirección de Adquisiciones?
No: Continúa en la actividad 8.
Sí: Continúa en la actividad 9.
Copia del Instrumento
Contractual / Factura y/
o Remisión
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
8.- No recibe los bienes y devuelve al proveedor factura y/o remisión respectiva para su corrección.
Una vez corregida la factura y/o remisión, el proveedor se pone en contacto con la Subdirección de Inventarios o con la Subdirección de Consumibles para señalar la próxima fecha de entrega.
Regresa a la actividad 5.
Factura y/o Remisión
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
9.- ¿Los bienes cumplen con las especificaciones técnicas requeridas?
No: Continúa en la actividad 10.
Sí: Continúa en la actividad 11.
 
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
10.- No recibe los bienes e informa vía correo electrónico de esta situación a la Dirección de Almacenes y a su vez a la Dirección de Adquisiciones y/o área solicitante para los efectos correspondientes de acuerdo a lo establecido en el Instrumento Contractual.
Una vez que los bienes cumplan técnicamente con las características requeridas, el proveedor se pone en contacto con la Subdirección de Inventarios o con la Subdirección de Consumibles para señalar la próxima fecha de entrega.
Regresar a la actividad 5.
Instrumento Contractual
/ Correo Electrónico /
Factura y/o Remisión
Área Solicitante
11.- Valida técnicamente los bienes, inscribiendo en la factura y/o remisión la leyenda "Se validan técnicamente los bienes" debiendo contener la fecha, nombre, puesto y firma respectivos.
Factura y/o Remisión
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
12.-Ingresa los bienes al almacén correspondiente previo conteo y revisión visual de los mismos y, de ser el caso, a través de otros medios con los que se cuente sellando de recibido la factura y/o remisión, entregando copia de estos documentos al proveedor.
Instrumento Contractual
/ Factura y/o Remisión
 
Continúa en los procedimientos 2.1. Registro de Bienes Instrumentales o 2.2. Registro de Bienes Consumibles.
 
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
 
1.2. RECEPCIÓN DE BIENES POR REPOSICIÓN
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Dirección de
Almacenes /
Subdirección de
Mobiliario /
Subdirección de
Consumibles
1.- Recibe de la Dirección de Riesgos oficio informando de los bienes que fueron recuperados de las reclamaciones por robo, extravío o siniestro, hechas a la compañía de seguros.
Oficio de entrega y
factura
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
2.- Solicita vía telefónica o correo electrónico institucional, la presencia de un servidor público que, de acuerdo al tipo de bien, pueda validar técnicamente los bienes, en el Almacén de Mobiliario y Equipo.
En caso de no contar con la presencia inmediata del área solicitante, compara contra el oficio y factura y revisa los bienes en cuanto a cantidad y precio y acuerda con el área solicitante la fecha en que asistirá a validar técnicamente los bienes.
Oficio de entrega y
factura / Correo
Electrónico
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
3.- ¿Los documentos proporcionados son coincidentes con los bienes presentados físicamente?
No: Continúa en la actividad 4.
Sí: Continúa en la actividad 5.
 
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
4.- No recibe los bienes e informa vía correo electrónico de esta situación a la Dirección de Almacenes y a su vez a la Dirección de Riesgos
Una vez corregidos los documentos por parte del proveedor, continúa en la actividad 5.
Correo electrónico
Área Solicitante
5.- Revisa los bienes para su validación técnica.
Factura y Oficio
Área Solicitante
6.- ¿Los bienes cumplen las especificaciones técnicas?
No: Continúa en la actividad 7.
Sí: Continúa en la actividad 8.
 
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
7.- No recibe los bienes e informa vía correo electrónico de esta situación a la Dirección de Almacenes y a su vez a la Dirección de Riesgos para que el bien sea cambiado por uno que cumpla con las especificaciones técnicas.
Regresa a la actividad número 3.
Correo Electrónico
Área Solicitante
8.- Valida técnicamente los bienes, inscribiendo en la factura la leyenda "Se validan técnicamente los bienes" debiendo contener la fecha, nombre, puesto y firma respectivos.
Factura
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
9.- Ingresa los bienes al almacén correspondiente previo conteo y revisión visual de los mismos, sellando de recibido la factura.
Factura
Departamento de
Inventarios /
Departamento
Consumibles
10.-Mediante correo electrónico, informa y proporciona una copia del oficio recibido de la Dirección de Riesgos al Departamento de Rehabilitación, con el fin de dar inicio a la baja por robo, extravió o siniestro del bien que fue repuesto.
Oficio de entrega y
factura / Correo
Electrónico
 
Continúa en los procedimientos 2.1. Registro de Bienes Instrumentales o 2.2. Registro de Bienes Consumibles.
 
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
1.3. RECEPCIÓN DE BIENES POR DONACIÓN
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Adquisiciones
1.- Una vez formalizada la donación, coordina que la Dirección General lleve a cabo la recepción de los bienes donados.
Oficio
Dirección General
2.-Instruye a la Dirección de Almacenes realice la logística necesaria para la recepción de los bienes donados.
Oficio
Dirección de
Almacenes
3.- Turna a la Subdirección de Mobiliario y/o la Subdirección de Consumibles para que programen la recepción de los bienes donados.
Oficio / Correo
electrónico
Subdirección de
Mobiliario /
Subdirección de
Consumibles
4. Coordinan con el donante el lugar y la fecha para la entrega de los bienes e informa a los Departamentos de Inventarios y/o Consumibles para asignar el espacio, recursos humanos y tiempo.
Instrumento Contractual
Departamento de
Inventarios /
Departamento de
Consumibles
5.-Recibe los bienes que son donados a través de un acta de entrega recepción tomando como base, de ser el caso, el instrumento contractual correspondiente.
Acta / Instrumento
Contractual
Departamento de
Inventarios /
Departamento de
Consumibles
6.- ¿Los bienes presentados físicamente son coincidentes con los documentos proporcionados?
No: Continúa en la actividad 7.
Sí: Continúa en la actividad 9.
 
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
7.- No recibe los bienes e informa vía correo electrónico de esta situación a la Dirección de Almacenes para que realice o gestione las modificaciones correspondientes.
Correo electrónico
Dirección de
Almacenes
8. Modifica el acta entrega recepción de acuerdo a los bienes que en su momento serán recibidos.
Regresa a la actividad 5.
Acta Entrega Recepción
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
9.- Ingresa los bienes al almacén correspondiente previo conteo y revisión visual de los mismos, sellando y firmando de recibido el acta de entrega recepción.
Tipo de bien que se recibe:
a)     Bienes instrumentales: Continúa en el procedimiento 2.1. Registro de Bienes Instrumentales.
b)    Bienes consumibles: Continúa en el procedimiento 2.2. Registro de Bienes Consumibles.
 
Acta entrega recepción
TERMINA PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
2.    REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
2.1. REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Deriva de los procedimientos: 1.1. Recepción de Bienes por Adquisición, 1.2. Recepción de Bienes por Reposición o 1.3. Recepción de Bienes por Donación.
 
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
1.- Registra en el sistema informático los datos con los que cuenta la factura, como son: nombre del proveedor, número de factura, costo unitario, número de instrumento contractual, descripción de los bienes, cantidad, marca, modelo, número de serie, clave CABMS, partida presupuestal y el número de control SS, generándose automáticamente el número de inventario.
 
Instrumento Contractual
/ Factura/ Acta de
Entrega-Recepción
Departamento de
Inventarios/
Departamento de
Consumibles
2.- ¿Los bienes instrumentales fueron recibidos en Sala Regional o en el área solicitante?
Sí: Continúa en la actividad 3.
No: Continúa en la actividad 5.
 
Dirección de
Almacenes
3.-Recibe de la Sala Regional o área solicitante, por medio de correo electrónico u oficio, en máximo 48 horas la documentación correspondiente (factura con marca, modelo y número de serie del bien, pedido y/o contrato y en su caso acta de entrega-recepción) de las adquisiciones de bienes instrumentales debidamente selladas, con nombre, firma y fecha de recepción y lo entrega a la Subdirección de Mobiliario.
Correo Electrónico/
Oficio/ Instrumento
Contractual / Factura /
Acta de Entrega-
Recepción
Subdirección De
Mobiliario
4. Recibe la documentación, la analiza y la turna al Departamento de Inventarios para el registro y generación de la nota de entrada correspondiente.
Documentos
Departamento de
Inventarios
5.- Genera e imprime dos tantos originales de la nota de entrada de almacén, más el Reporte Contable de Activo Fijo del sistema informático que corrobora que los bienes se ingresaron al mismo, adjunta la factura y/o copia de la remisión, así como copia del Instrumento Contractual, lo firma y sin exceder el plazo de 5 días, turna a la Subdirección de Mobiliario, para su validación.
En caso que identifique atraso en la entrega de los bienes o el área solicitante informe incumplimiento en la fecha de entrega de los mismos a través del acta de entrega-recepción, se asentará en la nota de entrada los días de dicho atraso y la palabra penalización.
Nota de entrada/
Reporte Contable de
Activo Fijo
Subdirección de
Mobiliario
6.- Recibe dos tantos originales de la nota de entrada de almacén, el Reporte Contable de Activo Fijo del sistema informático que corrobora que los bienes se ingresaron al mismo, la factura y/o copia de la remisión, así como copia del Instrumento Contractual.
Nota de entrada /
Reporte Contable de
Activo Fijo / Factura y/o
Copia de la Remisión /
Copia del Instrumento
contractual
Subdirección de
Mobiliario
7.- ¿Valida la nota de entrada?
Sí: Continúa en la actividad 8.
No: Continúa en la actividad 5.
 
 
Subdirección de
Mobiliario
8.- Firma la nota de entrada y recaba la firma de visto bueno de la Dirección de Almacenes.
Nota de Entrada
Dirección de
Almacenes
9.- ¿Da visto bueno a la nota de entrada?
No: Continúa en la actividad 5.
Sí: Continúa en la actividad 10.
Nota de Entrada
Dirección de
Almacenes
10. Firma la nota de entrada y la remite al Departamento de Inventarios para la entrega correspondiente.
Nota de Entrada
Departamento de
Inventarios
11.- Entrega un original de la nota de entrada, dentro de las 72 horas siguientes de haberla generado, conforme a lo siguiente y conserva el otro original para el archivo de la Dirección de Almacenes.
a) Notas de entrada de pedidos y de órdenes de compra: se entrega a la Dirección de Adquisiciones.
b) Notas de entrada de contratos: se entrega al área solicitante administradora del contrato. c) Notas de entrada de Salas Regionales: se entrega a la Dirección Presupuestal. d) Notas de entrada por reposición (siniestro, robo y extravió): se entrega a la Unidad de Contabilidad.
Notas de Entrada
 
Departamento de
Inventarios
12.- Envía vía correo electrónico copias de las notas de entrada a la Unidad de Contabilidad y a la Unidad de Programación y Presupuesto, para su conocimiento.
Nota: Las notas de entrada se podrán cancelar, modificar o sustituir, siempre y cuando el área solicitante justifique documentalmente y sea autorizado por la Dirección de Almacenes y/o Subdirección de Mobiliario, informando a la Unidad de Contabilidad y a la Unidad de Programación y Presupuesto.
Notas de Entrada
 
 
Departamento de
Inventarios
13.- Genera dos etiquetas por bien que deberán contener impreso las siguientes características, logotipo del Tribunal Electoral, descripción del bien, número de serie, número de control SS, código de barras y número de inventario, las cuales serán colocadas en el anverso, reverso y en la parte central y en aquellos bienes que por sus características no sea posible, deberán colocarse una en un lugar visible y de fácil acceso y la otra donde se resguarde de un posible deterioro.
 
Etiquetas
Departamento de
Inventarios
14.- ¿Dónde se encuentran ubicados los bienes instrumentales?
a) En el Almacén General continúa en la actividad 15.
b) En el área solicitante continúa en la actividad 16.
c) En Sala Regional continúa en la actividad 17.
 
Departamento de
Inventarios
15.- Adhiere las etiquetas a los bienes en el almacén general.
Continúa en actividad 18.
Etiquetas
 
Departamento de
Inventarios
16.- Envía personal al área solicitante que recibió los bienes para el pegado de las etiquetas en caso de requerirse. Quedando los bienes etiquetados y registrados, asimismo se solicita el nombre de la persona responsable de los bienes para generar el resguardo correspondiente.
Se continúa en la actividad 12 del Procedimiento 3.1. Entrega de Bienes Nuevos Instrumentales.
Etiquetas
Departamento de
Inventarios
17.-Envía mediante oficio las etiquetas de los bienes recibidos a las Delegaciones Administrativas, para que las adhieran a los mismos y se solicita el nombre de la persona responsable de los bienes para generar el resguardo correspondiente.
Se continúa en la actividad 12 del Procedimiento 3.1. Entrega de Bienes Nuevos Instrumentales.
Etiquetas/ Oficios
Departamento de
Inventarios
18.- Entrega al Departamento de Rehabilitación, los bienes instrumentales, que fueron registrados y etiquetados.
Reporte de ubicación
de artículos en el
almacén
Departamento de
Rehabilitación
19.- Clasifica los bienes dependiendo de su rotación en alta, media o baja, con el fin de asignarles su ubicación dentro del almacén e ingresa los datos al sistema informático, para su disposición, asignación y entrega.
Continúa en el Procedimiento 3.1. Entrega de Bienes Nuevos Instrumentales.
Reporte de ubicación
de artículos en el
almacén
Departamento de
Inventarios
20.- Elabora mensualmente relación de notas de entrada comparándolas contra los registros del sistema informático, imprime los movimientos del mes, revisando que los totales sean los mismos.
Relación de notas de
entrada mensual
Dirección de
Almacenes
21.- Al término de cada mes envía oficio dirigido a la Coordinación Financiera relacionando las notas de entrada generadas en el mes inmediato anterior.
Oficio
Dirección de
Almacenes
22.- Con la información obtenida en la actividad 20, al término de cada mes envía a través de oficio, la relación de notas de entrada del mes inmediato anterior, más copia de la impresión de los movimientos en el sistema informático, a la Unidad de Contabilidad para que se concilie contablemente.
Oficio / Relación de
notas de entrada
mensual.
Dirección de
Almacenes
23.- ¿Existen diferencias entre la información de la Dirección de Almacenes y la Unidad de Contabilidad?
Sí: Continúa en la actividad 24.
No: Continúa en la actividad 26.
 
Subdirección
Mobiliario
24.- Revisa, analiza e integra la información de las diferencias conjuntamente con la Unidad de Contabilidad.
Hojas de trabajo
Subdirección de
Mobiliario
25.- Realiza los cambios, ajustes y correcciones para conciliar con el saldo registrado por la Unidad de Contabilidad.
Regresa a la actividad 22.
Hojas de trabajo
Dirección de
Almacenes
26.- Recibe oficio de la Unidad de Contabilidad confirmando que los saldos están conciliados en el mes respectivo.
Oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
2.2. REGISTRO DE BIENES CONSUMIBLES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Deriva de los procedimientos: 1.1. Recepción de Bienes por Adquisición, 1.2. Recepción de Bienes por Reposición o 1.3. Recepción de Bienes por Donación.
 
Departamento de
Consumibles
1.- Registra en el sistema informático los siguientes datos de la factura: nombre del proveedor, número de factura, número de Instrumento Contractual, fecha y cantidad recibida.
Instrumento Contractual
/ Factura.
Departamento de
Consumibles
2.-Genera e imprime dos tantos originales de la nota de entrada de almacén, adjuntando la factura y/o copia de la remisión, para el caso de la primera y/o última entrega también adjuntará copia del Instrumento Contractual, lo firma y sin exceder el plazo de 5 días turna a la Subdirección de Consumibles para su validación.
En caso que identifique atraso en la entrega de los bienes, o bien el área solicitante informe incumplimiento en la fecha de entrega de los mismos a través del acta de entrega-recepción, se asentará en la nota de entrada los días de dicho atraso y la palabra penalización.
Nota de Entrada
Subdirección de
Consumibles
3.- Recibe nota de entrada y la documentación anexa.
¿Valida la nota de entrada?
Sí: continúa en la actividad 4.
No: continúa en la actividad 2.
 
Subdirección de
Consumibles
4.- Firma la nota de entrada y solicita la firma de visto bueno de la Dirección de Almacenes.
Nota de Entrada
Dirección de
Almacenes
5.- ¿Da visto bueno a la nota de entrada?
No: Continúa en la actividad 2.
Sí: Continúa en la actividad 6.
Nota de Entrada
Dirección de
Almacenes
6. Firma la nota de entrada y la remite al Departamento de Consumibles para la entrega correspondiente.
Nota de Entrada
Departamento de
Consumibles
7.- Entrega un original de la nota de entrada, dentro de las 72 horas siguientes de haberla generado, conforme a lo siguiente y conserva el otro original para el archivo de la Dirección de Almacenes.
a) Notas de entrada de pedidos y órdenes de compra: se entrega a la Dirección de Adquisiciones.
b) Notas de entrada de contratos: se entrega al área solicitante administradora del contrato.
Notas de Entrada
Departamento de
Consumibles
8.- Envía vía correo electrónico copias de las notas de entrada a la Unidad de Contabilidad y a la Unidad de Programación y Presupuesto.
Notas de Entrada
Departamento de
Consumibles
9.- Al término de cada mes envía oficio dirigido a la Coordinación Financiera relacionando las notas de entrada generadas en el mes inmediato anterior.
Oficio / Relación de
Notas de entrada
mensual
 
Departamento de
Consumibles
10.- Envía al término de cada mes, física y a través de correo electrónico, los movimientos de entradas y salidas registradas en el sistema informático, a la Unidad de Contabilidad, para que se concilie contablemente con el almacén de consumibles.
Correo electrónico/
Reporte de movimientos
mensual
Departamento de
Consumibles
11.- ¿Existen diferencias entre la información de la Dirección de Almacenes y la Unidad de Contabilidad?
Sí: Continúa en la actividad 12.
No: Continúa en la actividad 14.
 
Subdirección de
Consumibles
12.- Revisa, analiza e integra la información de las diferencias conjuntamente con la Unidad de Contabilidad.
Hojas de trabajo
Subdirección de
Consumibles
13.- Realiza los cambios, ajustes y correcciones para conciliar con el saldo registrado por la Unidad de Contabilidad.
Regresa a la actividad número 10.
Hojas de trabajo
Dirección de
Almacenes
14.- Recibe oficio de la Unidad de Contabilidad confirmando que los saldos están conciliados en el mes respectivo.
Oficio.
 
Continúa en el procedimiento 3.3. Entrega de Bienes Consumibles.
 
 
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
 
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
3. ENTREGA DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
3.1. ENTREGA DE BIENES INSTRUMENTALES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Deriva del Manual de Procedimientos para la recepción, validación y trámite de requisiciones de suministros.
 
Dirección de
Almacenes /
Subdirección de
Mobiliario
1.- Consulta en el "Módulo de Solicitudes y Requisiciones", o en el correo electrónico los requerimientos de bienes instrumentales.
Nota: Las solicitudes se atenderán en un máximo de 72 horas.
Intranet / Correo
Electrónico
Subdirección de
Mobiliario
2.-Fija prioridades en la atención de las solicitudes al Departamento de Rehabilitación revisando que cada solicitud indique el nombre de quien se le asignará el bien.
Solicitudes
Subdirección de
Mobiliario
3.- ¿La solicitud indica el nombre de quien se le asignará el bien?
No: Continúa en la actividad 4.
Sí: Continúa en la Actividad 5.
 
Subdirección de
Mobiliario
4.- Recaba del área solicitante el nombre del servidor público a quien se van asignar los bienes.
Solicitudes
Subdirección de
Mobiliario
5. Solicita al Departamento de Rehabilitación que verifique las existencias en el almacén para atender las solicitudes.
Correo electrónico
 
Departamento de
Rehabilitación
6.- Verifica las existencias en el almacén para atender dichas
solicitudes de acuerdo a las prioridades establecidas.
Solicitudes
Departamento de
Rehabilitación
7.- ¿Hay existencia de bienes?
No: Informa a la Subdirección de Mobiliario de la situación y concluye en actividad 8.
Sí: Continúa en actividad 9.
 
Subdirección de
Mobiliario
8.- Rechaza la solicitud al no tener existencias, por el mismo medio que se hizo el requerimiento.
Intranet / Correo
Electrónico
Departamento de
Rehabilitación
9.- Separa los bienes solicitados, determina las actividades a realizar, armado, desarmado, traslado de bienes, partes de mobiliario faltantes y bienes a usar del Almacén General y los relaciona en el formato de salida de bienes del almacén.
Formato salida de
bienes del Almacén
Departamento de
Rehabilitación
10.- Revisa que todos los bienes solicitados estén etiquetados.
Etiquetas
Departamento de
Rehabilitación
11.- ¿Los bienes solicitados tienen etiquetas?
No: Continúa en la actividad 12.
Sí: Continúa en la actividad 13.
 
Departamento de
Rehabilitación
12.-Solicita al Departamento de Inventarios genere las etiquetas correspondientes para su colocación.
Etiquetas
Departamento de
Rehabilitación
13.- Solicita al Departamento de Inventarios la impresión del resguardo de cada bien en dos tantos.
Formato salida de
bienes del Almacén
Resguardos
Departamento de
Rehabilitación
14.- Una vez recibidos los resguardos correspondientes, entrega los bienes solicitados a los nuevos responsables, en su caso, efectúa la modificación y acondicionamiento, instala, arma y desarma los bienes instrumentales solicitados y recaba su firma, entregando un tanto al resguardante y otro firmado a la Subdirección de Mobiliario.
Resguardo
Departamento de
Rehabilitación
15. ¿El resguardo fue firmado?
No: Concluye en la actividad 16.
Sí: Continúa en la actividad 17.
 
Departamento de
Rehabilitación
16.- Retira el bien y se devuelve al almacén general.
Reporte de entrada de
bienes al almacén
Departamento de
Rehabilitación
17.- Instala el bien instrumental solicitado y entrega resguardo firmado a la Subdirección de Mobiliario para su archivo.
Nota: Los bienes instrumentales sobrantes de las modificaciones y acondicionamientos, se reintegran al Almacén General.
Resguardo
Subdirección de
Mobiliario
18.- Recibe resguardo firmado y lo integra al expediente correspondiente.
Resguardo
 
Subdirección de
Mobiliario
19.- ¿El servidor público tiene expediente abierto?
No Continúa en la actividad 20.
Si Continúa en la actividad 21.
 
 
Subdirección de
Mobiliario
20.-Elabora expediente, señalando el número de empleado, el nombre completo, iniciando por apellidos y coloca el expediente en el lugar que corresponda.
Expediente y etiqueta
Subdirección de
Mobiliario
21.- Actualiza la relación de los resguardos y lo integra dentro del expediente que corresponda.
Expediente y resguardo
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
3.2. ENTREGA DE BIENES CONSUMIBLES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Deriva del Manual de Procedimientos para la recepción, validación y trámite de requisiciones de suministros.
 
Dirección de
Almacenes /
Subdirección de
Consumibles
1.- Recibe la solicitud de bienes consumibles a través del módulo de Solicitudes y Requisiciones del sistema informático o mediante correo electrónico.
Nota: Los requerimientos serán atendidos en un máximo de 24 horas.
Solicitud de Suministro
Subdirección de
Consumibles
2.- Fija prioridades en la atención de las solicitudes al Departamento de Abastecimiento.
Correo Electrónico
Departamento de
Abastecimiento
3.- Revisa físicamente en el almacén las existencias para atender dichas solicitudes de acuerdo a las prioridades establecidas.
 
Departamento de
Abastecimiento
4.- ¿Hay existencia de bienes consumibles?
No: Informa a la Subdirección de Consumibles de la situación y concluye en actividad 5.
Sí: Continúa en actividad 6.
 
Subdirección de
Consumibles
5.- Rechaza la solicitud al no tener existencias, por el mismo medio que se hizo la solicitud.
Intranet
Departamento de
Abastecimiento
6.- Prepara los bienes solicitados y elabora la salida de almacén.
Formato Salida de
Bienes Consumibles
Departamento de
Abastecimiento
7.- Programa y entrega los bienes al área solicitada, recabando la firma de recibido de la persona a la que se le entregan.
Formato Salida de
Bienes Consumibles
Departamento de
Abastecimiento
8.- Los formatos de salida de bienes consumibles se entregan al Departamento de Consumibles para su archivo y control.
Formato Salida de
Bienes Consumibles
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
4. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO
4.1. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN SALAS REGIONALES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Adquisiciones
1.- Con base en las fechas establecidas para realizar el levantamiento de inventario físico en las Salas Regionales, coordina que la Dirección General lo lleve a cabo.
 
Dirección
General
2.-Instruye a la Dirección de Almacenes efectué el levantamiento y actualización de los inventarios físicos.
Oficio
Dirección de
Almacenes
3.- Solicita a la Subdirección de Mobiliario y al Departamento de Inventarios realice las acciones necesarias para efectuar el levantamiento de inventario físico y actualización de los mismos.
Programa anual por
Sala Regional
Subdirección de
Mobiliario /
Departamento de
Inventarios
4. Envía mediante correo electrónico a la Delegación Administrativa, los resguardos correspondientes de los servidores públicos adscritos a la Sala Regional.
Resguardos
Delegación
Administrativa
5.- Revisa que los bienes asignados a cada servidor público que se describen en el resguardo efectivamente sean los que físicamente se encuentran en su lugar.
Resguardos
Delegación
Administrativa
6.- Revisa y confirma que los bienes en áreas comunes o que son para servicios como protección y vigilancia, servidores de cómputo, bombas, extintor, aires acondicionados y otros bienes similares, estén asignados y ubicados físicamente conforme a los registros del sistema informático.
Resguardos
Delegación
Administrativa
7.- ¿Del levantamiento de inventario físico hay diferencias?
Sí: Continúa en la actividad 8.
No: Continúa en actividad 10.
 
Delegación
Administrativa
8.- Determina en los resguardos las diferencias, tales como los bienes que deben agregarse, quitarse o que no fueron ubicados.
Resguardos
Delegación
Administrativa
9.- Informa de los cambios, producto de la comparación física contra el resguardo impreso al Departamento de Inventarios para proceder a realizar la reasignación a un nuevo servidor público resguardante emitiendo nuevos resguardos para su envío y firma.
Regresa a la actividad número 4.
Resguardos
Delegación
Administrativa
10.- Entrega a cada servidor público de la Sala Regional su resguardo y recaba su firma de conformidad.
Relación de servidores
que integran la Sala/
Resguardos
Delegación
Administrativa
11.- ¿El servidor público firma su resguardo?
No: Continúa en la actividad número 12.
Sí: Continúa en la actividad número 14.
 
Delegación
Administrativa
12.- Entrega el resguardo al servidor público, el cual firmará al calce de recibido para su revisión y este tendrá 48 horas para hacer las observaciones que considere pertinentes y devolverlo a la Dirección de Almacenes.
Resguardo
 
Delegación
Administrativa
13.- ¿Las observaciones señaladas por los servidores públicos se estiman procedentes?
Sí: continúa en la actividad 4.
No: continúa en la actividad 23.
 
Delegación
Administrativa
14.- Recolecta, revisa y envía al Departamento de Inventarios la totalidad de los resguardos de la Sala Regional debidamente firmados, conservando una copia para su control.
Oficio con Resguardos
Departamento de
Inventarios
15- Recibe los resguardos y compara el total de bienes de la Sala Regional contra la base de datos del sistema informático para determinar los bienes localizados y los no localizados de los cuales será responsabilidad de la Delegación Administrativa encontrar y comunicar a la Subdirección de Mobiliario para elaborar el informe de la actividad 21.
Resguardos Relación
de bienes localizados y
no localizados /
Departamento de
Inventarios
16.- Envía a la Delegación Administrativa correspondiente una relación en formato electrónico de los bienes no localizados con los mayores datos que pueda obtener de los bienes faltantes, para que la Sala Regional tenga elementos para ubicar los bienes no localizados.
Relación de bienes no
localizados
Delegación
Administrativa
17.- Realiza la búsqueda de los bienes a través de las siguientes acciones:
a) Se consulta al servidor público que tiene los bienes bajo su resguardo, si tiene conocimiento de la ubicación de los mismos.
b) Se busca dentro del área y/u oficinas aledañas.
c) Se revisa si cuenta con algún documento que contemple su devolución.
d) En caso de bienes informáticos se consulta con Sistemas, para saber si lo tienen asignado a otra persona o bajo su resguardo.
e) Se revisan los bienes similares alrededor buscando si tienen algún tipo de información con el fin de ubicarlo como es alguna etiqueta, placa o número con plumón que en la revisión inicial no se observó y permita identificarlo entre los faltantes.
Relación de bienes no
localizados
Delegación
Administrativa
18. ¿Los bienes fueron localizados?
No: Continúa en la actividad 19.
Sí: Continúa en la actividad 9.
 
Delegación
Administrativa
19.- Emite relación de bienes no localizados con las observaciones a cada bien que considere pertinente, con la causa por la cual no se ubicó el bien, al Departamento de Inventarios.
Relación de bienes no
localizados
Departamento de
Inventarios
20.- Determina los bienes no localizados como faltantes, informa de la situación al servidor público que tiene bajo su resguardo los mismos y de las acciones realizadas para tratar de ubicarlos, por otro lado, lo hace del conocimiento de la Dirección de Almacenes y de la Dirección General, para que por su conducto se informe a la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo y a la Contraloría Interna a efecto de que intervenga en el ámbito de su competencia.
Oficio
 
Subdirección de
Almacenes
21.- Analiza la información producto del inventario para elaborar un reporte por Sala Regional e informar a la Dirección de Inventarios, el resultado con los bienes no localizados, los vigentes y sus resguardantes.
Reporte
Dirección de
Almacenes
22.-. Envía la información a cada Sala Regional y a la Dirección General.
Reporte
Dirección de
Almacenes
23.-Informa a la Secretaría Administrativa de los servidores públicos que se nieguen a firmar su resguardo, con el fin de que aplique las acciones que correspondan de acuerdo a sus atribuciones.
Informe
TERMINA PROCEDIMIENTO
 
4.2. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN SALA SUPERIOR Y EDIFICIOS ALTERNOS
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Adquisiciones
1.- Con base en las fechas establecidas para realizar el levantamiento de inventario físico en la Sala Superior y edificios alternos, coordina que la Dirección General lo lleve a cabo.
 
Dirección General
2.- Instruye a la Dirección de Almacenes efectué el levantamiento y actualización de los inventarios físicos.
Oficio
Dirección de
Almacenes
3.- Solicita a la Subdirección de Mobiliario y al Departamento de Inventarios realice las acciones necesarias para efectuar el levantamiento de inventario físico y actualización de los mismo.
Programa anual
Dirección de
Almacenes
4.- Solicita a cada Unidad Administrativa y/o Jurisdiccional designe permanentemente mediante oficio a uno o varios facilitadores los cuales serán responsables del control de los bienes instrumentales del área, del levantamiento de inventario físico y de la coordinación con la Dirección de Almacenes.
Oficio
Departamento de
Inventarios
5.- Envía a cada facilitador un tanto impreso de todos los resguardos correspondientes al personal adscrito a su Unidad Administrativa y/o Jurisdiccional, a fin de que se verifique que la información contenida en los mismos es correcta.
Resguardo
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
6.- Recibe los resguardos y el o los facilitadores conjuntamente con cada servidor público revisan, que los bienes que se describen en el resguardo efectivamente se encuentran en su lugar.
Resguardo
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
7.- Revisa y confirma el facilitador, que los bienes en áreas comunes o que son para servicios estén asignados.
Resguardos
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
8.- ¿De las revisiones efectuadas hay diferencias?
Sí: Continúa en la actividad 9.
No: Continúa en la actividad 11.
 
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
9.- El facilitador señala en los resguardos las diferencias, tales como los bienes que deben agregarse, quitarse o que no fueron ubicados.
Resguardo
 
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
10.- Informa de los cambios a través del facilitador, al Departamento de Inventarios para que, de ser el caso, proceda a realizar la reasignación de los bienes a un nuevo resguardante emitiendo nuevos resguardos para su envío y firma.
Continúa en actividad número 5.
Resguardos.
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
11.- Entrega a cada, servidor público, de las Unidades Administrativas y/o Jurisdiccionales su resguardo y recaba su firma de conformidad.
Resguardo
 
12.- ¿El servidor público firma su resguardo?
No: Continúa en la actividad número 13.
Sí: Continúa en la actividad número 15.
 
Departamento de
Inventarios
13 Entrega el resguardo al servidor público, el cual firmará al calce de recibido para su revisión y este tendrá 48 horas para hacer las observaciones que considere pertinentes y devolverlo a la Dirección de Almacenes.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
14.- ¿Las observaciones señaladas por los servidores públicos se estiman procedentes?
Sí: Continúa en la actividad 5.
No: Continúa en la actividad 23.
 
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
15.- Recolecta, revisa y envía al Departamento de Inventarios la totalidad de los resguardos de la Unidad Administrativa y/o Jurisdiccional debidamente firmados, conservando una copia para su control.
Resguardos
Departamento de
Inventarios
16.- Recibe los resguardos y compara el total de bienes del Área Administrativa y/o Jurisdiccional contra la base de datos en el sistema informático para determinar los bienes localizados y los no localizados, los cuales conjuntamente con el Facilitador se procederá a ubicarlos y comunica a la Subdirección de Mobiliario para elaborar el informe de la actividad 21.
Resguardos Relación
de bienes localizados y
no localizados
Departamento de
Inventarios /
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
17.- Realizan la búsqueda de los bienes a través de las siguientes acciones:
a) Se consulta al servidor público que tiene los bienes bajo su resguardo, si tiene conocimiento de la ubicación de los mismos.
b) Se busca dentro del área y/u oficinas aledañas.
c) Se revisa si cuenta con algún documento que contemple su devolución.
d) En caso de bienes informáticos se consulta con Sistemas, para saber si lo tienen asignado a otra persona o bajo su resguardo.
e) Se revisan los bienes similares alrededor buscando si tienen algún tipo de información con el fin de ubicarlo como es alguna etiqueta, placa o número con plumón que en la revisión inicial no se observó y permita identificarlo entre los faltantes.
 
 
Departamento de
Inventarios /
Unidad
Administrativa y/o
Jurisdiccional
18. ¿Los bienes fueron localizados?
Sí: Continúa en la actividad 10.
No: Continúa en la actividad 19.
 
Departamento de
Inventarios
19.- Determina los bienes no localizados como faltantes, informa de la situación al servidor público que tiene bajo su resguardo los mismos y de las acciones realizadas para tratar de ubicarlos, por otro lado, lo hace del conocimiento de la Dirección de Almacenes y de la Dirección General, para que por su conducto se informe a la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo y a la Contraloría Interna a efecto de que intervenga en el ámbito de su competencia.
Oficio
Departamento de
Inventarios
20.- Reúne la información de los bienes localizados y no localizados del inventario físico y la entrega a la Subdirección de Mobiliario.
Inventario
Subdirección de
Mobiliario
21.- Elabora informe de los resultados del inventario físico efectuado para la Dirección de Almacenes.
Informe
Dirección de
Almacenes
22.- Elabora reporte anual del inventario reuniendo los datos generados por cada Unidad Administrativa y/o Jurisdiccional y Salas Regionales, para informar a la Dirección General de Recursos Materiales, a la Jefatura de Unidad de Contabilidad y a la Coordinación de Información, Documentación y Transparencia.
Informe
 
Dirección de
Almacenes
23.- Informa a la Secretaría Administrativa de los servidores públicos que se nieguen a firmar su resguardo, con el fin de que aplique las acciones que correspondan de acuerdo a sus atribuciones.
Informe
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
4.3. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE CONSUMIBLES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Adquisiciones
1.- Con base en las fechas establecidas para realizar el levantamiento de inventario físico de consumibles, coordina que la Dirección General lo lleve a cabo.
Oficio
Dirección General
2.- Instruye a la Dirección de Almacenes efectué el levantamiento y actualización de los inventarios físicos de los bienes consumibles.
Oficio
Dirección de
Almacenes
3.- Informa a la Subdirección de Consumibles y al Departamento de Abastecimiento la fecha con el fin de que preparen la información necesaria.
Programa anual
Departamento de
Abastecimiento
4.- Revisa en los diferentes almacenes que los bienes consumibles se encuentren ordenados en sus cajas y en un mismo lugar todos los bienes que sean iguales.
Listado de Bienes
Departamento de
Abastecimiento
5.- ¿Los bienes consumibles se encuentran ordenados en el lugar que corresponde?
No: continúa en la actividad 6.
Sí: continúa en la actividad 7.
 
 
Departamento de
Abastecimiento
6.- Concentra los bienes dispersos, los ordena para su conteo y los reúne en el lugar que corresponda.
Listado de Bienes
Departamento de
Abastecimiento
7.- Emite los marbetes en tres tantos por cada bien.
Marbetes
Departamento de
Abastecimiento
8.- Coloca y pega los marbetes por cada uno de los bienes en los diferentes almacenes.
Marbetes
Departamento de
Abastecimiento
9.- Determina los grupos de trabajo para el primero y segundo conteo y se establece el lugar donde se va a concentrar la información de los conteos y serán verificados contra los totales de los marbetes.
Programa de trabajo
Departamento de
Abastecimiento
10.- Los grupos de trabajo realizan el primer y segundo conteo y entregan los resultados al Departamento de Abastecimiento.
Marbetes
Departamento de
Abastecimiento
11.- Recibe el primer y segundo conteo y hace la comparación.
Marbetes
Departamento de
Abastecimiento
12.- ¿Hay diferencia entre el primer y segundo conteo?
Sí: Continúa en la actividad 13.
No: Continúa en la actividad 14.
 
Departamento de
Abastecimiento
13.- Solicita los conteos posteriores que sean necesarios hasta determinar la cifra correcta.
Regresa a la actividad 12.
Marbetes
Departamento de
Abastecimiento
14.- Compara el inventario registrado en el sistema informático contra el físico.
Inventario Físico
Departamento de
Abastecimiento
15.- ¿Hay diferencias entre el inventario físico y el inventario del sistema informático?
Sí: Continúa en la actividad 16.
No: Continúa en la actividad 20.
 
Departamento de
Abastecimiento
16.- Analiza y determina las diferencias buscando las causas, procediendo a soportar documentalmente las diferencias.
Notas de Entrada y
Salidas de Almacén
Departamento de
Abastecimiento
17.- ¿Se justifican con la documentación soporte las diferencias?
No: continúa en la actividad 18.
Sí: continúa en la actividad 20.
 
Departamento de
Abastecimiento
18.- Permanecen como diferencias entre el inventario físico y el reportado en el sistema informático.
Inventario Físico
Inventario sistema
informático
Departamento de
Abastecimiento
19.- Emite reporte de diferencias de los bienes consumibles no localizados para determinar las cifras a capturar.
Inventario Físico
Departamento de
Abastecimiento
20.- Captura en el sistema informático el inventario físico para actualizar los saldos.
Inventario Físico
Departamento de
Abastecimiento
21.- Emite reporte sobre los resultados obtenidos entre el inventario físico y lo registrado en el sistema informático a la Subdirección de Consumibles y, para el caso de los bienes no localizados, también deberá señalar las acciones realizadas a efecto de ubicarlos.
Informe
Subdirección de
Consumibles
22.- Informa a la Dirección de Almacenes el resultado del inventario físico obtenido.
Informe
Dirección de
Almacenes
23.- Informa a la Dirección General de la administración y control de los bienes consumibles, a fin de que determine, en su caso, las acciones conducentes.
Informe
TERMINA PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
5. ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS
5.1. ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE SALA SUPERIOR Y EDIFICIOS ALTERNOS
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Dirección de
Almacenes
1.- Recibe correo electrónico, mediante el cual la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo o la unidad administrativa y/o jurisdiccional informan de un alta, baja o cambio de adscripción de un servidor público, con 72 horas de anticipación.
Correo electrónico
 
Dirección de
Almacenes
2.- Instruye al Departamento de Inventarios realice la revisión física de los bienes instrumentales a fin de actualizar los resguardos correspondientes.
 
Departamento de
Inventarios
3.- Vía correo electrónico o de manera telefónica se pone en contacto con la persona que informó sobre la alta, baja o cambio de adscripción, a fin de acordar el día y hora en que se llevará a cabo la revisión de inventario físico de los bienes instrumentales bajo resguardo.
Correo electrónico
Departamento de
Inventarios
4. Llegado el día acordado, revisa en conjunto con el servidor público de que se trate o con la persona asignada para ello, el inventario físico de los bienes instrumentales bajo resguardo.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
5. ¿De qué movimiento se trata?
a)   Alta: Continúa en la actividad 6.
b)   Baja o Cambio de adscripción: Continúa en la actividad 7.
 
Departamento de
Inventarios
6. Asigna en el sistema informático los bienes instrumentales que tendrá bajo su resguardo.
Continúa en la actividad 16.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
7. Revisa en la base de datos del sistema informático, los bienes que tiene bajo su resguardo contra la revisión física de los bienes instrumentales con que cuenta.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
8. ¿Existen bienes no localizados?
Sí: Continúa en la actividad 9.
No: Continúa en la actividad 13.
 
Departamento de
Inventarios
9.- Realiza la búsqueda de los bienes a través de las siguientes acciones:
a)   Se consulta al servidor público que tiene los bienes bajo su resguardo, si tiene conocimiento de la ubicación de los mismos.
b)   Se busca dentro del área y/u oficinas aledañas.
c)    Se revisa si cuenta con algún documento que contemple su devolución.
d)   En caso de bienes informáticos se consulta con Sistemas, para saber si lo tienen asignado a otra persona o bajo su resguardo.
e)   Se revisan los bienes similares alrededor buscando si tienen algún tipo de información con el fin de ubicarlo como es alguna etiqueta, placa o número con plumón que en la revisión inicial no se observó y permita identificarlo entre los faltantes.
Recibos de entrega de
bienes.
 
Departamento de
Inventarios
10.- ¿Los bienes fueron localizados?
No: Continúa en la actividad 11.
Sí: Continúa en la actividad 12.
 
Departamento de
Inventarios
11.- Determina los bienes no localizados como faltantes, informa de la situación al servidor público que tiene bajo su resguardo los mismos y de las acciones realizadas para tratar de ubicarlos, por otro lado, lo hace del conocimiento de la Dirección de Almacenes y de la Dirección General, para que por su conducto se informe a la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo y a la Contraloría Interna a efecto de que intervenga en el ámbito de su competencia.
Oficio
Departamento de
Inventarios
12.- Aquellos bienes localizados que no tengan etiqueta de control de inventario, se identificarán en el sistema informático, en base a la descripción, marca, modelo, número de serie, resguardarte anterior o ubicación física; asimismo imprime la etiqueta y la coloca en el bien respectivo.
 
Departamento de
Inventarios
13.- De las revisiones efectuadas y de ser necesario actualizar la información en el sistema informático.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
14.- En los casos que sea necesario, cancela en el sistema informático el resguardo e inscribe en el mismo la leyenda de "Cancelado" y la fecha en que se realiza, conteniendo el resguardo la firma de quien lo elabora.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
15.- Solicita al jefe inmediato el nombre del responsable a quien se le van a asignar los bienes del servidor público al que se le ha cancelado el resguardo.
Nota: Los bienes no pueden quedar sin resguardante.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
16.- Imprime el resguardo en dos tantos recabando la firma del servidor público resguardante, entregándole un tanto y otro al Departamento de Inventarios, para su control y archivo.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
17.- ¿El servidor público firma su resguardo?
No: Continúa en la actividad 18.
Sí: Continúa en la actividad 20.
 
Departamento de
Inventarios
18.- Entrega el resguardo al servidor público, el cual firmará al calce de recibido para su revisión y este tendrá 48 horas para hacer las observaciones que considere pertinentes y devolverlo a la Dirección de Almacenes.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
19.- ¿Las observaciones señaladas por los servidores públicos se estiman procedentes?
Sí: Continúa en la actividad 13.
No: Continúa en la actividad 22.
 
Departamento de
Inventarios
20.- Recolecta y concentra los resguardos firmados por los servidores públicos para entregarlos a la Subdirección de Mobiliario.
Resguardo
Subdirección de
Mobiliario
21. Archiva y controla los resguardos, cuidando su permanente actualización.
Resguardo
Dirección de
Almacenes
22.- Informa a la Secretaría Administrativa de los servidores públicos que se nieguen a firmar su resguardo, con el fin de que aplique las acciones que correspondan de acuerdo a sus atribuciones.
Resguardo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
5.2. ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS EN SALAS REGIONALES
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
 
Dirección de
Almacenes
1.- Recibe correo electrónico, mediante el cual la Delegación Administrativa informa de un alta, baja o cambio de adscripción de un servidor público adscrito a la Sala Regional, con 72 horas de anticipación.
 
Correo electrónico
 
Dirección de
Almacenes
2.- Solicita a la Delegación Administrativa realice la revisión física de los bienes instrumentales a fin de actualizar los resguardos correspondientes.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
3.- ¿Con la información enviada por la Delegación Administrativa, verifica de qué movimiento se trata?
a)   Alta: Continúa en la actividad 4.
b)   Baja o Cambio de adscripción: Continúa en la actividad 5.
 
Departamento de
Inventarios
4.- Asigna en el sistema informático los bienes instrumentales que tendrá bajo su resguardo.
Continúa en la actividad 16.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
5.- Revisa en la base de datos del sistema informático, los bienes que tiene bajo su resguardo contra la información enviada por la Delegación Administrativa.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
6.- ¿Existen bienes no localizados?
Sí: Continúa en la actividad 7.
No: Continúa en la actividad 13.
 
Departamento de
Inventarios
7.- Informa a la Delegación Administrativa sobre los bienes no localizados.
 
Delegación
Administrativa
8.- Realiza la búsqueda de los bienes a través de las siguientes acciones:
a)   Se consulta al servidor público que tiene los bienes bajo su resguardo, si tiene conocimiento de la ubicación de los mismos.
b)   Se busca dentro del área y/u oficinas aledañas.
c)   Se revisa si cuenta con algún documento que contemple su devolución.
d)   En caso de bienes informáticos se consulta con Sistemas, para saber si lo tienen asignado a otra persona o bajo su resguardo.
e)   Se revisan los bienes similares alrededor buscando si tienen algún tipo de información con el fin de ubicarlo como es alguna etiqueta, placa o número con plumón que en la revisión inicial no se observó y permita identificarlo entre los faltantes.
Recibos de entrega de
bienes
Delegación
Administrativa
9.- ¿Los bienes fueron localizados?
No: Continúa en la actividad 10.
Sí: Continúa en la actividad 12.
 
Delegación
Administrativa
10.- Mediante correo electrónico, informa al Departamento de Inventarios de los bienes no localizados.
Correo electrónico
 
Departamento de
Inventarios
11.- Determina los bienes no localizados como faltantes, informa de la situación al servidor público que tiene bajo su resguardo los mismos y de las acciones realizadas para tratar de ubicarlos, por otro lado, lo hace del conocimiento de la Dirección de Almacenes y de la Dirección General, para que por su conducto se informe a la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo y a la Contraloría Interna a efecto de que intervenga en el ámbito de su competencia.
Oficio
Delegación
Administrativa
12.- Mediante correo electrónico, informa al Departamento de Inventarios de los bienes localizados, a fin de que aquellos que no tengan etiqueta de control de inventario, se identifiquen en el sistema informático, en base a la descripción, marca, modelo, número de serie, resguardante anterior o ubicación física, genere la etiqueta y la envíe a la Delegación Administrativa a fin de que la coloque en el bien respectivo.
Correo electrónico
Departamento de
Inventarios
13.- De las revisiones efectuadas y de ser necesario actualiza la información en el sistema informático.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
14.- En los casos que sea necesario, cancela en el sistema informático el resguardo e inscribe en el mismo la leyenda de "Cancelado" y la fecha en que se realiza, conteniendo el resguardo la firma de quien lo elabora.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
15.- Solicita a la Delegación Administrativa, el nombre del responsable a quien se le van asignar los bienes del servidor público al que se le ha cancelado el resguardo.
Nota: Los bienes no pueden quedar sin resguardante.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
16.- Envía mediante correo electrónico el resguardo para que la Delegación Administrativa imprima dos tantos y recabe la firma del servidor público resguardante, le entregue uno de ellos y el otro lo remita al Departamento de Inventarios, para su control y archivo.
Resguardo
Departamento de
Inventarios
17.- ¿El servidor público firma su resguardo?
No: Continúa en la actividad número 18.
Sí: Continúa en la actividad número 20.
 
Delegación
Administrativa
18.- Entrega el resguardo al servidor público, el cual firmará al calce de recibido para su revisión y este tendrá 48 horas para hacer las observaciones que considere pertinentes y devolverlo a la Dirección de Almacenes.
Resguardo
Delegación
Administrativa
19.- ¿Las observaciones señaladas por los servidores públicos se estiman procedentes?
Sí: continúa en la actividad 13.
No: continúa en la actividad 22.
 
Departamento de
Inventarios
20.- Recolecta y concentra los resguardos firmados por los servidores públicos para entregarlos a la Subdirección de Mobiliario.
Resguardo
Subdirección de
Mobiliario
21. Archiva y controla los resguardos, cuidando su permanente actualización.
Resguardo
Dirección de
Almacenes
22.- Informa a la Secretaría Administrativa de los servidores públicos que se nieguen a firmar su resguardo, con el fin de que aplique las acciones que correspondan de acuerdo a sus atribuciones.
Resguardo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO______________________________________________
6. ACTUALIZACIÓN EN SISTEMA INFORMATICO DE BIENES INSTRUMENTALES CUYA ASIGNACIÓN CORRESPONDE A OTRAS ÁREAS
ÁREA
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
INICIA PROCEDIMIENTO
Dirección de
Almacenes
1.- Dentro de las 72 horas siguientes de realizada la asignación y/o reasignación de alguno de los bienes instrumentales siguientes: dispositivos móviles (celulares), GPS y Software, recibe de las áreas competentes copia del documento en el que conste la asignación y/o reasignación, debidamente firmado por quien recibe y entrega, señalando fecha y ubicación física.
Oficio / Correo electrónico
Dirección de
Almacenes
2.- Instruye a la Subdirección de Mobiliario, realice la actualización del sistema informático con la documentación recibida.
Correo electrónico
Subdirección de
Mobiliario
3.- Con motivo de la actualización del sistema informático ¿Detecta diferencias entre la información proporcionada y lo establecido en el mismo?
Sí: Continúa en la actividad 4.
No: Continúa en la actividad 6.
Correo electrónico
Subdirección de
Mobiliario
4.- Se pone en contacto, vía correo electrónico o de manera telefónica, con el área responsable de la asignación y/o reasignación, a fin de corroborar si la información que envió es correcta.
Correo electrónico
Subdirección de
Mobiliario
5.- Revisa en forma conjunta con el área las diferencias encontradas, y con base en la documentación correspondiente realiza las correcciones necesarias en el sistema informático.
Hoja de Trabajo
Subdirección de
Mobiliario
6.- Realiza la actualización en el sistema informático.
Correo electrónico
Departamento
de Inventarios
7.- Imprime el movimiento realizado en el sistema informático, lo integra al documento que fue enviado por el área y lo remite a la Subdirección de Mobiliario.
Documento e Impresión del
Sistema Informático
Subdirección de
Mobiliario
8.- Recibe los documentos para su archivo.
Correo electrónico
Subdirección de
Mobiliario
9.- Con base en la información que recibe elabora reporte mensual de bienes instrumentales cuya asignación corresponde a otras áreas y lo envía a la Dirección de Almacenes.
Reporte mensual
Dirección de
Almacenes
10.- Recibe el reporte mensual de bienes instrumentales cuya asignación corresponde a otras áreas y lo envía a las áreas para su revisión y cotejo.
Reporte mensual
Dirección de
Almacenes
11.- ¿Existen diferencias entre el reporte mensual y la información de los bienes instrumentales cuya asignación corresponde a otras áreas?
Si Continúa en la actividad 12.
No Continúa en la actividad 15.
Reporte mensual
Dirección de
Almacenes
12.- Instruye a la Subdirección de Mobiliario que se ponga en contacto con las áreas para hacer las aclaraciones correspondientes.
Reporte mensual
Subdirección de
Mobiliario
13.- Revisa, analiza e integra la información de las diferencias conjuntamente con las áreas cuya asignación de bienes está a cargo de ellas, enviando al Departamento de Inventarios los resultados obtenidos.
Documento
Departamento
de Inventarios
14.- Realiza los cambios, ajustes y correcciones en el Sistema Informático.
Impresión del Sistema
Informático
Departamento
de Inventarios
15.- Envía a la Subdirección de Mobiliario el reporte mensual.
Reporte mensual
Subdirección de
Mobiliario
16.- Recibe el reporte mensual para su archivo y lo remite a la Dirección de Almacenes y a la Dirección General.
Reporte mensual
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
1. RECEPCIÓN DE BIENES
1.1. RECEPCIÓN DE BIENES POR ADQUISICIÓN
 

 

 

 


 

 
 

 

 

DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
2. REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
2.1 REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
3. ENTREGA DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES
3.1. ENTREGA DE BIENES INSTRUMENTALES
 

 

 

 

 


 

 

DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
4. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO
4.1 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO EN SALAS REGIONALES
 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
5. ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS
5.1. ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE RESGUARDOS DE SALA SUPERIOR Y EDIFICIOS ALTERNOS
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DIAGRAMAS DE FLUJO ________________________________________________________
6. ACTUALIZACIÓN EN SISTEMA INFORMÁTICO DE BIENES INSTRUMENTALES CUYA ASIGNACIÓN CORRESPONDE A OTRAS ÁREAS
 

 

 

 

 

FORMATOS
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN____________________________________________________

Llenado del formato Nota de Entrada de Almacén:
 
(1)   Nombre del proveedor de acuerdo a la factura y RFC.
(2)   Numero consecutivo otorgado al pedido por la Dirección de Adquisiciones o número de contrato otorgado por la Dirección Contractual de la Coordinación de Asuntos Jurídicos.
(3)   Número de factura de acuerdo con el consecutivo del proveedor, inscribiendo el total de letras y números.
(4)   Número consecutivo de la nota de entrada conforme se van elaborando.
(5)   Fecha de elaboración de la nota de entrada la cual debe coincidir con la fecha del sello de la factura cuando se recibieron los bienes.
(6)   Consecutivo de partidas que componen la nota de entrada.
(7)   Clave CABMS (Catalogo de Adquisiciones Bienes Muebles y Servicios), la cual es proporcionada por el sistema informático.
(8)   Digito de subcuenta de clave CABMS, proporcionado por el sistema informático.
(9)   Partida presupuestal de acuerdo al Catálogo de Cuentas Contables y Clasificador por Objeto del Gasto, proporcionado en el pedido o en la suficiencia presupuestal.
(10)  Descripción del bien adquirido lo más explícitamente posible, incluyendo modelo, marca y número de serie, apegándose al pedido y a la factura.
(11)  Cantidad con el número de bienes que están incluidas en la misma partida, descripción y del mismo precio. Conforme a la factura.
(12)  La unidad de medida en la que están siendo entregados los bienes, normalmente es por pieza o caja. Conforme a la factura.
(13)  El costo unitario incluyendo IVA de los bienes adquiridos conforme a la factura.
(14)  La cantidad resultante de multiplicar el costo unitario por la cantidad de bienes adquiridos por cada partida.
(15)  Total, en pesos de la nota de entrada, cantidad que debe ser igual al total de la factura y al total capturado en el sistema informático.
(16)  Persona que elabora la nota de entrada.
(17)  La persona titular de la Subdirección del almacén que recibe los bienes, que puede ser consumibles o instrumentales.
(18)  El visto bueno de la persona titular de la Dirección de Almacenes e Inventarios.
(19)  Las observaciones principales son: (a) el presupuesto que se está afectando, (b) la Unidad Administrativa y/o Jurisdiccional, que solicita los bienes. (c) cuando sea el caso de los días de retraso en la entrega y cualquier otra observación que se considere necesaria para un mejor entendimiento sobre la recepción de los bienes en la nota de entrada.
RESGUARDO DE BIENES INSTUMENTALES _________________________________________
 

Llenado del formato Resguardo de Bienes Instrumentales.
(1)   Numero de hojas que integran el resguardo.
(2)   Fecha de elaboración del resguardo.
(3)   Clave o número de registro del servidor público.
(4)   Nombre completo del servidor público.
(5)   Numero de adscripción otorgado por la Dirección de Recursos Humanos y Enlace Administrativo.
(6)   Área de adscripción de acuerdo a los registros de la Coordinación de Recursos Humanos y Enlace Administrativo.
(7)    La ubicación física donde se localizan los bienes instrumentales.
(8)   Número de inventario consecutivo proporcionado por el sistema informático.
(9)   Descripción del bien conforme a la captura en el sistema informático.
(10)  Número de inventario tradicional SS consecutivo asignado manualmente.
(11)  Número de serie del bien, tomado directamente de la etiqueta del bien y relacionado en la factura.
(12)  Marca del bien debe ser igual al de la factura.
(13)  Modelo del bien debe ser igual al de la factura.
(14)  Total, de bienes por ubicación física cuando hubiera más de dos lugares donde el funcionario tenga bienes.
(15)  Total, de bienes sumando todas las ubicaciones físicas.
(16)  Firma de recibido y conformidad del funcionario público de los bienes asignados en el resguardo.
SALIDA DE MOBILIARIO DEL ALMACÉN ____________________________________________
 

Llenado del formato Salida de Mobiliario del Almacén:
(1) Folio consecutivo del formato.
(2) Fecha en la cual se elabora el formato.
(3) Número de inventario consecutivo proporcionado por el sistema informático.
(4) Número de inventario tradicional SS consecutivo asignado manualmente.
(5) Descripción general del bien que permita identificarlo.
(6) Área que solicita el bien.
(7) Persona que solicita el bien y quien lo va a recibir.
(8) Persona que busca los bienes y los selecciona dentro del almacén, entregándolos para su traslado.
(9) Persona que recibe los bienes y los traslada al área usuaria.
(10) Persona a la que se le informa de los movimientos del almacén.
(11) Espacio para hacer las anotaciones pertinentes a la salida.
ENTRADA DE MOBILIARIO AL ALMACÉN ___________________________________________
 
Llenado del formato Entrada de Mobiliario al Almacén:
(1) Folio consecutivo del formato.
(2) Fecha en la cual se elabora el formato.
(3) Número de inventario consecutivo proporcionado por el sistema informático.
(4) Número de inventario tradicional SS consecutivo asignado manualmente.
(5) Descripción general del bien que permita identificarlo.
(6) Área que envía los bienes.
(7) Persona que regresa el bien.
(8) Persona que recibe los bienes y los traslada al almacén.
(9) Persona que recibe los bienes y hace la entrada al almacén afectando el sistema informático.
(10) Persona a la que se le informa de los movimientos del almacén.
(11) Espacio para hacer anotaciones pertinentes a la entrada.
TRANSITORIOS___________________________________________________
PRIMERO.-
El presente Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro, Entrega y Control de Bienes Instrumentales y Consumibles, entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO.-
Se abroga el Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro y Control de Bienes y Servicios, aprobado por la Comisión de Administración en la Octava Sesión Ordinaria de 2007, mediante acuerdo 213/S8 (4-VII-2007).
TERCERO.-
Se derogan todas aquellas disposiciones que contravengan al presente Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro, Entrega y Control de Bienes Instrumentales y Consumibles.
CUARTO.-
Para su mayor difusión, publíquese en las páginas de Internet e Intranet del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
QUINTO.
Todos los procedimientos que se hayan iniciado con anterioridad a la entrada en vigor del presente Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro, Entrega y Control de Bienes Instrumentales y Consumibles, se seguirán rigiendo por las disposiciones vigentes en el momento de su inicio.
 
EL SUSCRITO, LICENCIADO JORGE ENRIQUE MATA GÓMEZ, SECRETARIO DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN, CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 170, FRACCIÓN VIII, DEL REGLAMENTO INTERNO DEL CITADO ÓRGANO JURISDICCIONAL.
CERTIFICA
Que el presente documento en 128 fojas, corresponde al "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO, ENTREGA Y CONTROL DE BIENES INSTRUMENTALES Y CONSUMIBLES", aprobado por la Comisión de Administración mediante Acuerdo 351/S11(15-XI-2016) emitido en la Décima Primera Sesión Ordinaria celebrada el 15 de noviembre de 2016, documento que obra en los archivos de la Coordinación de Asuntos Jurídicos, DOY FE.
Ciudad de México, 24 de noviembre de 2016.- El Secretario de la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, Jorge Enrique Mata Gómez.- Rúbrica.
 

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