MANUAL de Procedimientos de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales

MANUAL de Procedimientos de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Presidencia.- Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.- Comisión de Administración.- Secretaría.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN DE RELACIONES CON ORGANISMOS
ELECTORALES
NDICE
Presentación
Objetivo
Marco Jurídico
Glosario
Descripción de los procedimientos
Diagramas de flujo
Transitorios
PRESENTACIN_______________________________________________________________________
El presente Manual es un marco de referencia técnico que establece criterios y procedimientos generales para garantizar que la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales cuente con un instrumento en el cual se establezcan las actividades y tareas que les permitan a las y los servidores públicos adscritos a las distintas áreas que la conforman realizar las funciones que tiene encomendadas.
Asimismo, el Manual tiene el propósito de servir como un instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al documentar en forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada, las funciones de la referida Coordinación.
Para tales efectos, el presente Manual establece los procedimientos para el establecimiento y promoción de vínculos a través de comisiones internacionales, la coordinación y realización de eventos institucionales, la gestión de convenios de colaboración y las actividades necesarias para realizar las aportaciones a organismos internacionales.
OBJETIVO____________________________________________________________________________
Establecer los procedimientos para la ejecución y realización de las diversas actividades del personal adscrito a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales, de tal manera que cuente con un instrumento de apoyo que le permita dar cumplimiento a las atribuciones que le corresponden, en observancia de los planes, programas y metas institucionales.
MARCO JURDICO_____________________________________________________________________
·      Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
·      Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación.
·      Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
·      Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
·      Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·      Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·      Acuerdo General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·      Acuerdo General por el que se establecen las Bases para la Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua en el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·      Lineamientos Programáticos-Presupuestales.
·      Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
·      Código Modelo de tica Judicial Electoral.
GLOSARIO___________________________________________________________________________
a)    Áreas: Las Coordinaciones, los rganos Auxiliares, las Unidades de Apoyo, así como las Jefaturas, Direcciones, Subdirecciones y Departamentos de su adscripción que requieran servicios, información y/o apoyo relacionados con las actividades de la Coordinación de Relaciones con Organismos
Electorales.
b)    Comisión de Administración: La Comisión de Administración del Tribunal Electoral.
c)    Coordinación Financiera: La Coordinación Financiera del Tribunal Electoral.
d)    Coordinación General de Asesores: La Coordinación General de Asesores de la Presidencia del Tribunal Electoral.
e)    Coordinación de Asuntos Jurídicos: La Coordinación de Asuntos Jurídicos del Tribunal Electoral.
f)     Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales: La Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales del Tribunal Electoral.
g)    Dictamen: Documento en el que se evalúa y determina la procedencia de invitaciones para eventos, reuniones, conferencias, foros y otros espacios en el ámbito internacional.
h)    Dirección de Eventos e Intercambio: La Dirección de Eventos e Intercambio adscrita a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
i)     Dirección de Vinculación: La Dirección de Vinculación adscrita a la Jefatura de Unidad de Asuntos Nacionales de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
j)     Dirección de Gestión y Comisiones: La Dirección de Gestión y Comisiones adscrita a la Jefatura de Unidad de Tesorería de la Coordinación Financiera.
k)    Evento: Seminario, taller o encuentro organizado por la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
l)     Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales: La Jefatura de la Unidad de Asuntos Internacionales adscrita a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
m)   Jefatura de Unidad de Asuntos Nacionales: La Jefatura de la Unidad de Asuntos Nacionales adscrita a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
n)    Lista Maestra: Documento que incluye datos individuales de ponentes y participantes relativos a su estado o país de origen, institución, nombre, apellidos, cargo, rol de participación, llegadas y salidas, status (confirmado o no), hospedaje (requiere o no) y demás datos necesarios, dependiendo del tipo de evento a realizarse.
ñ)    Sala Superior: La Sala Superior del Tribunal Electoral.
o)    Servidor(a) Público(a): Toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión en el Tribunal Electoral.
p)    Subdirección de Enlace Académico y Normatividad: La Subdirección de Enlace Académico y Normatividad adscrita a la Jefatura de Unidad de Asuntos Nacionales de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
q)    Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales: La Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales adscrita a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
r)     Subdirección de Logística y Eventos: La Subdirección de Logística y Eventos adscrita a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
s)    Tribunal Electoral: Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS________________________________________________
A.    Establecimiento y promoción de vínculos a través de comisiones internacionales
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
PRODUCTO
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinación de
Relaciones con
Organismos Electorales
1.    Recibe y revisa la invitación del evento por parte de la institución convocante y la turna a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales.
Invitación
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
2.    Recibe la invitación, analiza su contenido y la turna a la Dirección de Eventos e Intercambio.
Invitación
Dirección de Eventos e
Intercambio
3.    Recibe la invitación y solicita a la Subdirección de Logística y Eventos, información electoral internacional relacionada con el evento, a efecto de contar con los elementos necesarios para la elaboración del proyecto de dictamen de procedencia de la comisión.
Invitación
Subdirección de Logística
y Eventos
4.    Recopila la información necesaria concerniente a la institución convocante y al evento, y la envía a la Dirección de Eventos e Intercambio con el proyecto de dictamen.
Información y proyecto
de dictamen
Dirección de Eventos e
Intercambio
5.    Recibe la información y el proyecto de dictamen para su revisión.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 4.
No: continúa en la actividad 6.
Información y proyecto
de dictamen
Dirección de Eventos e
Intercambio
6.    Elabora oficio y tarjeta informativa y los remite, junto con el proyecto de dictamen, a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales.
Proyecto de dictamen,
oficio y tarjeta
informativa
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
7.    Recibe el oficio, la tarjeta informativa y el proyecto de dictamen.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 5.
No: continúa en la actividad 8.
Proyecto de dictamen,
oficio y tarjeta
informativa
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
8.    Emite el dictamen y lo envía a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales, junto con la documentación que considere pertinente.
Dictamen, oficio y
documentación
pertinente
Coordinación de
Relaciones con
Organismos Electorales
9.    Recibe el dictamen y, en su caso, la demás documentación.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 8.
No: continúa en la actividad 10.
Dictamen, oficio y
documentación
pertinente
Coordinación de
Relaciones con
Organismos Electorales
10.  Aprueba el dictamen y lo remite a la Coordinación General de Asesores, junto con la documentación que considere pertinente, para que se envíe a la Secretaría General de Acuerdos y por su conducto, sea presentado para aprobación del Pleno de la Sala Superior.
Dictamen, oficio y
documentación
pertinente
 
Pleno de la Sala Superior
11.  Â¿Autoriza la comisión?
No: continúa en la actividad 12.
Sí: continúa en la actividad 14.
Oficio y/o acta
Coordinación de
Relaciones con
Organismos Electorales
12.  Recibe el oficio e instruye que se comunique a la institución convocante la determinación del Pleno de la Sala Superior.
13.  Ordena el archivo del dictamen y demás documentación y concluye el procedimiento.
Oficio o correo
electrónico
Coordinación de
Relaciones con
Organismos Electorales
14.  Recibe el oficio e instruye a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales la integración de un expediente electrónico y físico con la documentación correspondiente relacionada con el evento.
Oficio, expediente,
documentos
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
15.  Con el apoyo de la Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales, integra el expediente electrónico y físico con la documentación correspondiente relacionada con el evento.
16.  Gira instrucciones a la Dirección de Eventos e Intercambio para la integración de la carpeta informativa.
Expediente,
documentos
Dirección de Eventos e
Intercambio
17.  Integra la carpeta informativa y la somete a consideración de la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales. Si es necesario, solicita información sustantiva y logística a la institución convocante.
Carpeta informativa
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
18.  Analiza la carpeta informativa y la entrega al servidor(a) público(a) designado(a) vía electrónica y en su caso, en físico, para que continúe con los trámites administrativos correspondientes.
19.  En caso de que se designe para atender la comisión a algún servidor(a) público(a) de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales, solicita a la Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales gestione la compra de boletos de avión y solicitud de viáticos, conforme a la normativa aplicable.
Carpeta informativa

Solicitud de viáticos
 
Subdirección de
Intercambio y Proyectos
Especiales
20.  Realiza la gestión para la compra de boletos de avión y solicitud de viáticos, conforme a la normativa aplicable.
Solicitud de viáticos
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
21.  Al término de la comisión de algún servidor(a) público(a) de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales, instruye a la Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales verificar la publicación del informe de comisión en el portal de transparencia.
Informe de comisión,
páginas institucionales
Subdirección de
Intercambio y Proyectos
Especiales
22.  Verifica la publicación del informe de comisión en el portal de transparencia.
Informe de comisión y
páginas institucionales
FIN DEL PROCEDIMIENTO
B.    Coordinación y realización de eventos institucionales
ÁREA
ACTIVIDADES
PRODUCTO
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Coodinación de Relaciones
con Organismos Electorales
1.    Una vez realizado el ejercicio de programación presupuestal, presenta el calendario con los eventos a desarrollarse durante el ejercicio que corresponda, a efecto de ser aprobado por la Comisión de Administración.
Calendario y oficio
Comisión de Administración
2.    Aprueba el calendario de eventos para el ejercicio que corresponda.
Oficio de cumplimiento
Coodinación de Relaciones
con Organismos Electorales
3.    Instruye a la Jefatura de Unidad de su adscripción iniciar con la planeación programática de los eventos aprobados para el ejercicio que corresponda.
Oficio de cumplimiento
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
4.    Inicia la planeación programática del evento y elabora un análisis de viabilidad de las sedes propuestas, tomando en cuenta los siguientes puntos:
a.   Protocolos de seguridad en la ciudad sede, con el apoyo de la Coordinación de Protección Institucional.
b.   Calendario electoral en el año de realización del evento.
c.    Capacidad hotelera y variedad de itinerarios de las diferentes aerolíneas.
5.    Integra la información respectiva y prepara un proyecto de punto de acuerdo para someterlo a consideración de la persona titular de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
Proyecto de punto de
acuerdo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
6.    Revisa el proyecto de punto de acuerdo.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 5.
No: continúa en la actividad 7.
Proyecto de punto de
acuerdo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
7.    Somete el punto de acuerdo a consideración del Pleno de la Sala Superior para consultar su interés y disponibilidad para participar en el evento.
¿Se confirma participación?
No: finaliza procedimiento.
Si: continúa en la actividad 8.
Punto de acuerdo
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
8.    Instruye a la Dirección de su adscripción para que realice los trámites administrativos conducentes, de conformidad con la normativa aplicable.
Oficio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
9.    Realiza y da seguimiento a los trámites administrativos conducentes.
Oficio y requisiciones
 
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
10.  Dependiendo del impacto y dimensión del evento, convoca a través de la Presidencia del Tribunal Electoral, a una reunión con las áreas involucradas para coordinar la participación y los apoyos requeridos.
Convocatoria y/o
correo electrónico
 
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
11.  Envía los oficios respectivos a las áreas que participarán en el evento, según lo consensado en la reunión correspondiente.
12.  Elabora una lista determinando las responsabilidades y actividades de cada área o, en su caso, instituciones participantes.
13.  Presenta la propuesta de programa de actividades a las áreas involucradas y, en su caso, a las instituciones participantes.
14.  Elabora la propuesta de invitación para ponentes y participantes e instruye a la Dirección de su adscripción el envío de la misma.
Oficios, listado,
programa de
actividades e
invitación
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
15.  Envía las invitaciones a ponentes y participantes.
Invitaciones
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
16.  Solicita la elaboración de propuesta de imagen gráfica del evento a la Coordinación de Comunicación Social, y una vez que cuente con ella, la somete a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales, para su autorización.
Correo electrónico
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
17.  Autoriza la propuesta de imagen del evento.
Correo electrónico e
imagen del evento
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
18.  Informa a la Coordinación de Comunicación Social el diseño autorizado para que se elaboren los materiales gráficos del evento, y una vez que cuente con ellos, instruye a la Subdirección de Intercambio y Proyectos Especiales su difusión.
19.  Instruye a la Dirección de su adscripción la elaboración de la carta logística y la confirmación de la participación de las y los ponentes, así como la asistencia de los participantes al evento.
Material gráfico, carta
logística,
confirmaciones, correo
y/u oficio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
20.  Elabora carta logística y confirma la participación de las y los ponentes y la asistencia de participantes, informando de ello a la Jefatura de Unidad de su adscripción.
Carta logística,
confirmaciones, oficio
y/o correo electrónico
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
21.  Instruye a la Dirección a su cargo el envío de la carta logística a las y los ponentes y participantes confirmados, así como la tramitación para la autorización y requisiciones de suministros, hospedaje, alimentación, transportación, gastos a comprobar y demás conceptos aplicables.
Carta logística, oficio y
requisiciones
 
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
22.  Envía a ponentes y participantes confirmados la carta logística y tramita los requerimientos y gestiones necesarias de suministros, hospedaje, alimentación, transportación, gastos a comprobar y demás conceptos aplicables, informando de ello a la Jefatura de Unidad de su adscripción.
Carta logística, oficio y
requisiciones
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
23.  Instruye a la Dirección a su cargo la elaboración de la Lista Maestra, las semblanzas de ponentes y participantes destacados, el protocolo de inauguración y clausura, así como las carpetas de participación y de bienvenida.
Lista Maestra,
semblanzas, protocolo
de inauguración y
clausura, carpetas de
participación y
bienvenida
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
24.  Elabora y prepara la Lista Maestra, las semblanzas de ponentes y participantes destacados, el protocolo de inauguración y clausura, así como las carpetas de participación y de bienvenida y las somete a consideración de la Jefatura de Unidad de su adscripción.
Lista Maestra,
semblanzas, protocolo
de inauguración y
clausura, carpetas de
participación y
bienvenida
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
25.  Revisa, y de ser el caso, aprueba la Lista Maestra, las semblanzas de ponentes y participantes destacados, el protocolo de inauguración y clausura, así como las carpetas de participación y de bienvenida, informando de ello a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
26.  Instruye a la Dirección a su cargo la elaboración de gafetes, constancias, personificadores, rol de llegadas y salidas, así como listas de asistencia.
Lista Maestra,
semblanzas, protocolo
de inauguración y
clausura, carpetas de
participación y
bienvenida, gafetes,
constancias, rol de
llegadas y salidas, y
listas de asistencia
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
27.  Elabora gafetes, constancias, personificadores, rol de llegadas y salidas, así como listas de asistencia y las somete a consideración de la Jefatura de Unidad de su adscripción.
Lista Maestra, gafetes,
constancias, rol de
llegadas y salidas,
listas de asistencia
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
28.  Verifica la elaboración de gafetes, constancias, personificadores, rol de llegadas y salidas, así como listas de asistencia e instruye a la Dirección a su cargo la integración de la carpeta maestra del evento.
Lista Maestra, gafetes,
constancias, rol de
llegadas y salidas,
listas de asistencia y
carpeta maestra
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
29.  Gira instrucciones a la Subdirección a su cargo para la integración de la carpeta maestra.
Carpeta maestra
Subdirección de
Intercambio y Proyectos
Especiales / Subdirección
de Enlace Académico y
Normatividad
30.  Integra la carpeta maestra del evento y la somete a consideración de la Dirección de su adscripción.
Carpeta maestra
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
31.  Supervisa la integración de la carpeta maestra del evento y la presenta a la Jefatura de Unidad correspondiente.
Carpeta maestra
 
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
32.  Aprueba la carpeta maestra del evento e instruye a la Dirección a su cargo la realización de una visita de inspección en el sitio en que se llevará a cabo el evento.
Carpeta maestra
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
33.  Realiza visita de inspección en el sitio correspondiente con las y los servidores públicos designados para atender el evento y da cuenta a la Jefatura de Unidad de su adscripción al respecto.
Listado de materiales,
acuerdos y facturas
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
34.  Durante la realización del evento y con apoyo de las y los servidores públicos designados, atiende el inicio, desarrollo y cierre del evento, así como cualquier imprevisto administrativo o logístico que surja en el mismo.
Check list de apoyos
logísticos
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
35.  Instruye a la Dirección a su cargo la revisión de cuentas con proveedores, así como la elaboración del informe académico respectivo.
Informe académico y
facturas
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
36.  Realiza la revisión de cuentas y cierre administrativo y financiero con los diversos proveedores en el marco del evento, informando a la Jefatura de Unidad de su adscripción e instruye a la Subdirección a su cargo la elaboración del informe académico correspondiente.
Informe académico,
informe financiero,
oficios de solicitud de
pagos y facturas
Subdirección de
Intercambio y Proyectos
Especiales / Subdirección
de Enlace Académico y
Normatividad
37.  Elabora el informe académico y lo somete a consideración de la Dirección de su adscripción.
Informe académico
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
38.  Recibe el informe académico y lo hace del conocimiento de la Jefatura de Unidad de su adscripción.
Informe académico
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
39.  Toma conocimiento del informe académico.
40.  Realiza comprobación de gastos y efectúa los trámites de pagos respectivos a los proveedores.
41.  Supervisa la comprobación de viáticos asignados al personal designado por la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
42.  Realiza el informe de cierre financiero del evento.
43.  En su caso, realiza proyecto de punto informativo para la Comisión de Administración y lo somete a consideración de la persona titular de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
Informe financiero,
informe de comisión y
proyecto de punto
informativo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
44.  Aprueba y firma el punto informativo y lo remite a la Coordinación Técnica Administrativa para que por su conducto, se integre al orden del día de la sesión de la Comisión de Administración que corresponda.
Punto informativo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
C.    Gestión de convenios de colaboración
ÁREA
ACTIVIDADES
PRODUCTO
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
1.    Establece contacto con universidades y organismos e instituciones electorales internacionales, autoridades electorales de las entidades federativas, instituciones nacionales, educativas y con instituciones públicas o privadas nacionales que tengan vínculo con el Tribunal Electoral.
2.    Promueve la suscripción de convenios con dichas instituciones que permitan la adecuada interrelación del Tribunal Electoral.
3.    Presenta a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales las propuestas de suscripción de convenios.
Oficio y/o correo
electrónico
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
4.    Coordina y analiza la viabilidad de la celebración de un convenio, y lo hace del conocimiento de la Coordinación General de Asesores.
       En el caso de un convenio de colaboración académica o de coedición, deberá contar con la aprobación del Comité Académico y Editorial del Tribunal Electoral, conforme a la normativa aplicable.
Oficio y/o proyecto de
convenio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
5.    Establece contacto con aquellas instituciones estratégicas para el Tribunal Electoral y con apoyo de la Subdirección de su adscripción, elabora el proyecto de convenio y lo envía a la Jefatura de Unidad correspondiente.
Proyecto de convenio
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
6.    Recibe el proyecto de convenio y en su caso, realiza observaciones al mismo para someterlo a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 5.
No: continúa en la actividad 7.
Proyecto de convenio
 
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
7.    Recibe y analiza el proyecto de convenio.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 5.
No: continúa en la actividad 8.
Proyecto de convenio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
8.    Elabora versión consolidada para su revisión y validación por la Coordinación de Asuntos Jurídicos.
Convenio
A partir de la actividad 8 se continúa con el Procedimiento de Validación y Formalización de Convenios, previsto en el Capítulo II del Manual de Procedimientos de la Coordinación de Asuntos Jurídicos.
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
9.    Â¿El convenio implica erogación de recursos, obligaciones que involucren la propiedad intelectual del Tribunal Electoral o situaciones que involucren la administración, disciplina o vigilancia del mismo?
No: continúa en la actividad 10.
Sí: continúa en la actividad 11.
Convenio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
10.  Procede a recabar las firmas de las partes.
       Continúa en la actividad 15.
Oficio y convenio
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales /
Jefatura de Unidad de
Asuntos Nacionales
11.   Elabora proyecto de punto de acuerdo para la aprobación de la suscripción del convenio y lo somete a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
Proyecto de punto de
acuerdo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
12.  Analiza el punto de acuerdo.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 11.
No: continúa en la actividad 13.
Proyecto de punto de
acuerdo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
13.  Remite a la Coordinación Técnica Administrativa el punto de acuerdo y anexos, para que por su conducto se integre al orden del día de la sesión de la Comisión de Administración que corresponda.
Punto de acuerdo y
anexos
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
14.  Aprobada la suscripción del convenio, procede a recabar las firmas de las partes.
Oficio y convenio
Dirección de Eventos e
Intercambio / Dirección de
Vinculación
15.  Supervisa y da seguimiento al cumplimiento de los compromisos derivados de los convenios suscritos.
Convenio y
entregables
FIN DEL PROCEDIMIENTO
D.    Aportaciones a organismos internacionales
ÁREA
ACTIVIDADES
PRODUCTO
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
1.    Recibe el oficio y la documentación respectiva por parte del organismo internacional, con el que el Tribunal Electoral tenga algún compromiso institucional, en el cual se establece el monto y los lineamientos para realizar la aportación, la cual estará sujeta a la aprobación correspondiente por parte de la Comisión de Administración y los turna a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales.
Oficio de aportación
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
2.    Recibe la documentación e instruye a la Dirección de Eventos e Intercambio realizar las gestiones a que haya lugar para efectuar la aportación correspondiente según el calendario presupuestal comprometido.
Oficio de aportación
Dirección de Eventos e
Intercambio
3.    Solicita mediante oficio a la Coordinación Financiera la suficiencia presupuestal respectiva, la cual debe observar el calendario presupuestal comprometido de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
4.    Recibe la suficiencia presupuestal.
5.    Procede, en su caso, a generar un proyecto de punto de acuerdo para someterlo a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública del Tribunal Electoral, el cual remite a la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales para su revisión.
Oficio y proyecto de
punto de acuerdo
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
6.    Revisa y envía el proyecto de punto de acuerdo a la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales para su consideración.
Proyecto de punto de
acuerdo
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
7.    Revisa el proyecto de punto de acuerdo.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 5.
No: continúa en la actividad 8.
Proyecto de punto de
acuerdo y oficio
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
8.    Valida, firma y remite el punto de acuerdo a la Dirección General de Recursos Materiales, en su carácter de Secretaría Técnica del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública del Tribunal Electoral, con la finalidad de que lo integre al orden del día de la sesión correspondiente del referido Comité.
Punto de acuerdo y
oficio
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
y/o Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
9.    Asiste a la sesión respectiva en la fecha y hora determinadas, a efecto de exponer los objetivos, beneficios y demás aspectos relevantes de la petición planteados en el punto de acuerdo.
Memoria videográfica
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
10.   Recibe mediante oficio, copia simple del punto de acuerdo debidamente firmado por los integrantes del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública del Tribunal Electoral e instruye a la Dirección de Eventos e Intercambio generar la solicitud de pago.
Punto de acuerdo y
solicitud de pago
 
Dirección de Eventos e
Intercambio
11.   Genera la solicitud de pago en el sistema correspondiente y la remite mediante oficio a la Coordinación Financiera.
Oficio, solicitud de
pago y documento de
soporte
Dirección de Eventos e
Intercambio
12.    Solicita vía correo electrónico a la Coordinación Financiera el comprobante de pago generado, a efecto de canjearlo por el recibo de aportación.
13.   Elabora proyecto de oficio dirigido al organismo internacional, anexando el comprobante de pago, para notificar que las aportaciones por parte del Tribunal Electoral han sido atendidas en tiempo y forma y lo somete a consideración de la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales.
Correo, comprobante
de pago y proyecto de
oficio
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
14.   Revisa el proyecto de oficio dirigido al organismo internacional.
¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 13.
No: lo somete a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales para su aprobación.
Proyecto de oficio
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
15.   Â¿Aprueba el oficio dirigido al organismo internacional?
No: regresa a la actividad 13.
Sí: continúa en la actividad 16.
16.   Firma y envía el oficio, anexando el comprobante de pago y solicita se le informe por el mismo medio, de la recepción de los recursos de manera satisfactoria, solicitando el comprobante de aportación respectivo que emita el organismo internacional.
17.   Recibe respuesta de entera satisfacción por parte del organismo internacional respecto de la transferencia generada, así como el comprobante original de la aportación.
18.   Instruye la elaboración del oficio dirigido a la Coordinación Financiera, en el cual envía el recibo de aportación original para su guarda y custodia.
Comprobante de
aportación y oficio
Dirección de Eventos e
Intercambio
19.   Elabora el proyecto de oficio para remitir a la Coordinación Financiera el recibo de aportación original y lo somete a consideración de la Jefatura de Unidad de Asuntos Internacionales.
Proyecto de oficio
Jefatura de Unidad de
Asuntos Internacionales
20.   Revisa el proyecto de oficio.
       Â¿Tiene observaciones?
Sí: regresa a la actividad 19.
No: lo somete a consideración de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales para su aprobación.
Proyecto de oficio
Coordinación de Relaciones
con Organismos Electorales
21.   Â¿Aprueba el proyecto de oficio?
No: regresa a la actividad 19.
Sí: continúa en la actividad 22.
22.   Firma y envía el oficio a la Coordinación Financiera junto con el recibo de aportación original correspondiente.
Oficio
FIN DEL PROCEDIMIENTO
 
DIAGRAMAS DE FLUJO_____________________________________________________________
A.    Establecimiento y promoción de vínculos a través de comisiones internacionales
 

 

 

B.    Coordinación y realización de eventos institucionales
 

 

 

 

 

 

 
C.    Gestión de convenios de colaboración
 

 

 
 

D.    Aportaciones a organismos internacionales
 

 

 
 

ANEXOS
ANEXO 1. TARJETA INFORMATIVA DE DICTAMEN
 
Asunto. (1)
____________________________________
________(2)__________________________
 
·     (3).
·     (4).
·     (5).
Rúbrica (6)
 
 
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA TARJETA INFORMATIVA DE DICTAMEN
Núm.
INSTRUCCIONES
1.
Nombre del evento del que se recibe la invitación.
2.
Lugar y fecha de realización del evento.
3.
Párrafo resumen de los antecedentes de la invitación y el evento de referencia.
4.
Objetivo del evento.
5.
Párrafo detallando la opinión respectiva del dictamen.
6.
Rúbrica de la persona titular de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
 
ANEXO 2. MINUTO POR MINUTO

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL MINUTO POR MINUTO
Núm.
INSTRUCCIONES
1.
Nombre y cargo de la Magistrada, el Magistrado o servidor(a) público(a) para quién se elabora el "minuto por minuto".
2.
Nombre completo del evento.
3.
Número de actividad a desarrollar.
4.
Columna de número de tem.
5.
Columna de actividad a describir: Descripción de la actividad a desarrollar, con detalle de uso de la voz, nombres y cargos de quien la ejecuta.
6.
Columna de hora de desarrollo de la actividad: Hora de inicio y término de cada actividad a desarrollar. (Formato 24:00 hrs.)
7.
Nombre del salón donde se reunirán a todos los miembros que participarán en la mesa de inauguración para ingresar juntos a la ceremonia.
8.
Nombre, cargo e institución de a quién se otorga el uso de la voz.
9.
Nombre de quién hace uso de la voz.
10.
Nombre, cargo e institución de a quién se otorga el uso de la voz.
 
(...) Agregar los tems que sean necesarios según el número de participaciones.
11.
Nombre de la persona que hace uso de la voz para dar las palabras y la declaratoria inaugural.
 
 
ANEXO 3. FICHA DE PARTICIPACIN

 

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FICHA DE PARTICIPACIN
Núm.
INSTRUCCIONES
1.
Anotar el nombre y cargo de la Magistrada, el Magistrado o el servidora(a) público(a) para quién se elabora esta ficha de participación.
2.
Anotar el nombre del evento.
3.
Objetivo: Detallar el objetivo general del evento.
4.
Evento: Título completo del evento.
5.
Sede: Nombre de la sede. (Hotel, salón, institución, y demás similares)
6.
Dirección: Dirección completa de la Sede (incluye calle, número, delegación, municipio, código postal, piso, y demás datos necesarios)
7.
Fecha del evento: Fecha(s) y día(s) en que se llevará a cabo el evento.
8.
Horario de inicio de la ceremonia de inauguración del evento (Formato: 24:00 hrs.)
9.
Horario de conclusión de la ceremonia de inauguración del evento (Formato: 24:00 hrs.)
10.
Diagrama de montaje: Se muestra un diagrama con el plantado de las y los servidores públicos participantes, atendiendo las normas de protocolo.
11.
Integrantes de la inauguración: Anotar nombre, cargo e institución de procedencia, en orden jerárquico.
12.
Público estimado: Anotar el número estimado de personas que estarán presentes en la inauguración y a lo largo del desarrollo del evento.
13.
Perfil del Público: Se detalla el perfil del público participante en el evento, cargos, instituciones de procedencia, o algún otro dato relevante.
14.
Prensa: Se anota si habrá presencia de medios/prensa para la cobertura del evento.
 
TRANSITORIOS
PRIMERO.- El presente Manual de Procedimientos de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO.- Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan al presente Manual de Procedimientos de la Coordinación de Relaciones con Organismos Electorales.
TERCERO.- Para su mayor difusión, publíquese en las páginas de Intranet e Internet del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.
EL SUSCRITO, LICENCIADO JORGE ENRIQUE MATA GMEZ, SECRETARIO DE LA COMISIN DE ADMINISTRACIN DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIN, CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO EN EL ARTCULO 170, FRACCIN VIII, DEL REGLAMENTO INTERNO DEL CITADO RGANO JURISDICCIONAL.
CERTIFICA
Que el presente documento en 56 fojas, corresponde al "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIN DE RELACIONES CON ORGANISMOS ELECTORALES" aprobado por la Comisión de Administración mediante acuerdo 352/S11(15-XI-2016), emitido en la Décima Primera Sesión Ordinaria celebrada el 15 de noviembre de 2016, documento que obra en los archivos de la Coordinación de Asuntos Jurídicos, DOY FE.- Ciudad de México, 24 de noviembre de 2016.- El Secretario de la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, Jorge Enrique Mata Gómez.- Rúbrica.