LINEAMIENTOS para el trámite y control de egresos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación.- Secretaría Administrativa.- Dirección General de Recursos Financieros LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE EGRESOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACI Presentación Objetivo Marco Jurídico Contenido Capítulo Primero Disposiciones Generales Glosario Capítulo Segundo Lineamientos Generales Capítulo Tercero Justificación de un egreso Capítulo Cuarto Autorización y comprobación de un egreso Capítulo Quinto Validación de solicitudes de pago y fiscalización de documentación soporte Capítulo Sexto Emisión y entrega del pago Capítulo Séptimo Pagos mediante tarjetas de crédito institucionales Capítulo Octavo Registro contable de los pagos realizados Capítulo Noveno Gastos a comprobar Anexos Solicitud de Pago Transitorios PRESENTACI En el presente documento normativo se establecen los requisitos mínimos que deben cumplir las áreas facultadas para solicitar, autorizar, comprobar y registrar los egresos a nombre del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. Por lo anterior, y con objeto de establecer los criterios generales que coadyuven en el eficiente aprovechamiento de los recursos financieros con que cuenta el Tribunal Electoral, se emiten los presentes lineamientos para el trámite y control de egresos. El contenido de los presentes lineamientos incluye los criterios aprobados por la Comisión de Administración en lo relativo, en aspectos tales como: · Los documentos mínimos para justificar un egreso. · Las atribuciones de las áreas intervenientes para autorizarlo. · Los documentos indispensables para comprobar todo egreso a nombre del Tribunal Electoral. · Las atribuciones conferidas a las Salas Regionales, en relación con el trámite y emisión de un egreso en la propia Sala Regional. · Los egresos mediante las tarjetas de crédito institucionales. · El registro presupuestal y contable de los egresos a nombre del Tribunal Electoral. · El procedimiento para solicitar, justificar, autorizar y comprobar un egreso a través de la figura denominada "Gastos a Comprobar". La correcta aplicación y observancia de estos lineamientos, permitirá una gestión ágil en la tramitación de los egresos y coadyuvará en una rápida respuesta a la operación y en un mejor control de los mismos. OBJETIVO_____________________________________________________________________ Establecer los límites y características relativos a las tareas y los requisitos a observarse para la solicitud, autorización, otorgamiento y comprobación de egresos, motivados por las necesidades propias de la operación y los compromisos de liquidación de algún bien, servicio recibido o por algún otro concepto que requiera el Tribunal Electoral, de conformidad con sus funciones y responsabilidades conferidas. MARCO JUR · Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. · Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación. · Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. · Ley General de Contabilidad Gubernamental · Ley del Impuesto Sobre la Renta. · Ley del Impuesto al Valor Agregado. · Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. · Código Fiscal de la Federación. · Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. · Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública · Reglamento Interno del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. · Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. · Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. · Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. · Reglamento del Código Fiscal de la Federación. · Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio correspondiente. · Manual de Contabilidad Gubernamental emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable. · Acuerdo General de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación · Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. · Acuerdo por el que se autoriza la publicación del manual que regula las remuneraciones de los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación, para el ejercicio fiscal correspondiente. · Acuerdo General del Comité Coordinador para homologar criterios en materia administrativa e interinstitucional del Poder Judicial de la Federación, por el que se establecen las medidas de carácter general de racionalidad, disciplina presupuestal y modernización de la gestión, para el ejercicio fiscal correspondiente. · Acuerdo General que regula el otorgamiento de viáticos para servidores públicos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. · Acuerdo General por el que se establecen las bases para la implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y de Mejora Continua del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. · Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Control Interno y Mejora Continua del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. · Código Modelo de · Lineamientos Programático-Presupuestales CONTENIDO___________________________________________________________________ Capítulo Primero DISPOSICIONES GENERALES 1. Los presentes lineamientos son de observancia obligatoria para todas las Unidades Responsables de Administrar Recursos involucradas en los procesos, tanto de solicitud, autorización, otorgamiento y comprobación de egresos, motivados por las necesidades propias de la operación y los compromisos de liquidación de algún bien, servicio recibido o por algún otro concepto que requiera el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. GLOSARIO 2. Para efectos de estos Lineamientos se entenderá por: a) ACUERDO GENERAL: Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. b) ADJUDICACI I. Que el monto de la operación no rebase el máximo establecido para tal efecto por la Comisión de Administración; II. Cuando sea declarada desierta una invitación a cuando menos tres proveedores y contratistas; III. Que resulte conveniente para los intereses del Tribunal, tratándose de alguno de los casos de excepción a los que se refiere el artículo 73 de este Acuerdo; y IV. Que la contratación sea urgente debido a caso fortuito o fuerza mayor. c) ALMACENES E INVENTARIOS: Dirección de Almacenes e Inventarios adscrita a la Dirección General de Mantenimiento y Servicios Generales. d) ADQUISICIONES: Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública, adscrita a la Secretaría Administrativa. e) BIENES: Los bienes instrumentales y de consumo propiedad del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, utilizados para satisfacer sus necesidades. f) BIENES DE CONSUMO: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas que conforman el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. g) BIENES INSTRUMENTALES: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. También considerados como bienes inventariables. h) BIENES INVENTARIABLES: Son aquellos bienes tangibles que forman parte del activo fijo del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, controlados a través de un número de inventario. i) CONTABILIDAD: Jefatura de Unidad de Contabilidad adscrita a la Dirección General de Recursos Financieros. j) COMISI k) COMIT l) COMIT m) COMIT n) CONTROL DE OBRAS Y CONSERVACI o) CONTRATO: Se denominan contratos a los convenios por los cuales se crean o transfieren obligaciones y derechos. El contrato se formalizará a través del documento en el que se hará constar el acuerdo de voluntades entre el Tribunal y el proveedor o contratista, derivado del procedimiento de adjudicación correspondiente. p) COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET (CFDI): Es un documento digital, proporcionado en un archivo electrónico con formato "XML", que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Es el único comprobante con validez fiscal de conformidad con la legislación aplicable en la materia. El archivo XML se acompaña de una representación gráfica en formato "PDF", que únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal. q) DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es la acción que determina el momento en que se podrán ejercer los recursos, conforme al calendario del presupuesto autorizado del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. r) DIRECCI s) DOCUMENTO INTERNO QUE JUSTIFICA UN EGRESO: Requisición de Suministros, Oficios de solicitud, Acuerdo por el que se autoriza la publicación del Manual que Regula las Remuneraciones de los Servidores Públicos del Poder Judicial de la Federación, Acuerdos de la Comisión de Administración, Acuerdos del Comité de Adquisiciones, Solicitud de Viáticos, Fondos Revolventes, Pago de Impuestos, entre otros. t) EGRESOS: Erogación o salida de recursos financieros, motivada por el compromiso de liquidación de algún bien o servicio recibido o por algún otro concepto con cargo al presupuesto de egresos. Asimismo, comprenden las retenciones a favor de terceros que se realizan por mandato o compromiso que no afectan presupuestalmente. u) FISCALIZACI v) FONDO FIJO O REVOLVENTE: También conocido como Fondo Fijo o Fondo Fijo de Caja, es la suma de dinero que se asigna a una Unidad, al encargo de una persona de mando medio o superior, para efectuar ciertos gastos. El encargado de su manejo rinde cuentas periódicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos efectuados. w) GASTOS A COMPROBAR: Erogación extraordinaria, impostergable y necesaria que requiere el Titular de una Unidad Administrativa del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación para dar cumplimiento a los objetivos, tareas y programas institucionales, que se le entregan y que posteriormente deberá tramitar su comprobación. x) M y) ORDEN DE SERVICIO: Documento que permite formalizar la contratación de servicios entre un prestador de servicios adjudicado y el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, que sean urgentes o por única vez. z) ORDEN DE TRABAJO: Es el instrumento que se utiliza para formalizar los trabajo que se requieren en las Salas Regionales relativos a Obras. aa) PAE: Programa anual de ejecución de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. bb) PAEOP: Programa anual de ejecución de obra pública y servicios relacionados con la misma. cc) PEDIDO: Es el documento que se requisita para formalizar con el proveedor la compra de un bien. dd) P ee) PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACI ff) PRESTADOR DE SERVICIOS: La persona física o moral que otorgue servicios de cualquier naturaleza, salvo los relacionados con obra pública. gg) PROGRAMACI hh) PROVEEDOR: Persona física o moral que provea de bienes o servicios al Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación a través de la suscripción de pedidos, órdenes de servicio, órdenes de trabajo o contratos. ii) RECURSOS FINANCIEROS: Dirección General de Recursos Financieros, adscrita a la Secretaría Administrativa. jj) RECURSOS HUMANOS: Dirección General de Recursos Humanos, adscrita a la Secretaría Administrativa. kk) SECRETAR ll) SERVICIOS: Trabajos y/o actividades que ofrece una persona física o moral para satisfacer ciertas necesidades del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. mm) SHCP: Secretaria de Hacienda y Crédito Público. nn) SISTEMAS: Dirección General de Sistemas, adscrita a la Secretaría Administrativa. oo) SOLICITUD DE PAGO: Es el documento que se genera por parte de las Unidades Responsables mediante el cual se inicia el trámite de pago ante la Dirección General de Recursos Financieros, mismo que deberá contar con la autorización del Titular correspondiente. Este documento se genera electrónicamente a través del sistema informático implementado para tal efecto. pp) SOLICITUD DE RECURSOS FINANCIEROS: Es el documento que servirá a las Unidades Responsables para dar trámite al pago ante la Dirección General de Recursos Financieros y en este deberán estar contenidas las autorizaciones correspondientes. qq) SUFICIENCIA PRESUPUESTAL: Es la verificación y certificación que la Unidad de Programación y Presupuesto emite para garantizar que existen recursos presupuestales suficientes en la partida de gasto correspondiente. rr) TESOFE: Tesorería de la Federación. ss) TESORER tt) TRIBUNAL ELECTORAL: Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. uu) UMA Unidad de Medida y Actualización que será utilizada como unidad de cuenta, índice, base, medida o referencia para determinar la cuantía del pago de las obligaciones y supuestos previstos en las leyes federales, de las entidades federativas. vv) UNIDAD GESTORA DEL GASTO: Áreas responsables de la administración de un grupo de partidas, conceptos o capítulos de gasto. La responsabilidad de la Unidad Gestora del Gasto, incluye la administración de los contratos o cualquier otro instrumento jurídico relacionado con la administración del grupo de partidas, conceptos o capítulos de gasto. ww) UNIDAD GESTORA DEL GASTO QUE RECIBA EL BIEN O SERVICIO: Área responsable que reciba el bien o servicio a su entera satisfacción y que no administra ningún instrumento jurídico o partida de gasto. xx) UNIDAD GESTORA DEL GASTO SOLICITANTE: Área responsable que requiere de la compra de un bien o servicio para el logro de sus objetivos, tareas y programas institucionales sin administrar alguna partida de gasto o instrumento jurídico y que no reciba el bien o servicio contratado. yy) UNIDAD RESPONSABLE: Áreas que conforman el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación y que están facultadas para llevar a cabo las actividades necesarias para dar cumplimiento a los objetivos, programas y tareas institucionales que tiene encomendadas. Capítulo Segundo LINEAMIENTOS GENERALES 3. Los egresos, pueden derivar de: a) Servicios Personales. ⢠Percepciones ⢠Prestaciones ⢠Otros beneficios ⢠Obligaciones impositivas y de carga social. b) Bienes y Servicios. ⢠Adquisiciones ⢠Arrendamientos c) Obras públicas. d) Otros diversos. ⢠Donativos ⢠Aportaciones a Fideicomisos ⢠Reintegros a la TESOFE. Asimismo, son parte de los egresos, las salidas de recursos financieros que por mandato o compromiso no afectan presupuestalmente y que representan retenciones a favor de terceros. 4. Recursos Financieros deberá requerir a las Unidades Responsables de Administrar Recursos, que el egreso se realice de manera que permita su correcta aplicación presupuestal y contable en el sistema informático institucional, para tal efecto toda solicitud de pago y comprobación de un egreso deberá cumplir con los siguientes requisitos:
5. Conforme a la naturaleza de sus funciones y ámbito de responsabilidad, las Unidades Responsables de Administrar Recursos con cargo al presupuesto son las Unidades Gestoras del Gasto y las Unidades Responsables, en los términos señalados en los Lineamientos Programático-Presupuestales. 6. Los egresos por aportaciones a fideicomisos se originan por instrucciones de la Comisión de Administración, y la ejecución de las aportaciones que de ahí deriven, siguen el mismo proceso de los egresos conforme a lo señalado en los presentes lineamientos. 7. Las Unidades Gestoras del Gasto, para realizar egresos con cargo al presupuesto y Recursos Financieros para darles trámite, emisión y aplicación en el sistema informático institucional, deberán apegarse a los Lineamientos Programático-Presupuestales vigentes, así como a los Acuerdos autorizados por la Comisión de Administración que sean aplicables, y demás disposiciones que en materia presupuestal, contable, financiera y fiscal se encuentren vigentes. Capítulo Tercero JUSTIFICACI 8. Todo documento interno que justifique un egreso deberá contener la descripción de la necesidad que atiende, el programa, proyecto, función o responsabilidad institucional para el cual estará enfocado. Asimismo, dicho documento interno deberá contener como mínimo los siguientes requisitos: a) La firma del titular de la Unidad Gestora solicitante autorizando el trámite a dicha solicitud o área a quién se delegue específicamente dicha autorización. b) En el caso de los egresos, por concepto de viáticos y pasajes, las solicitudes serán autorizadas en los términos establecidos en la normatividad respectiva. c) En el caso del concepto de gastos de ceremonial y de orden social, así como por congresos, convenciones, espectáculos culturales, conferencias, seminarios de trabajo y demás eventos de naturaleza similar que requieran efectuar las áreas del Tribunal Electoral, deberá contener la firma de autorización del Secretario Administrativo. d) En su caso se deberá enunciar y/o adjuntar el acuerdo de autorización que emitan la Comisión de Administración y/o el Comité de Adquisiciones. e) Suficiencia Presupuestal. Capítulo Cuarto AUTORIZACI 9. Los presentes lineamientos aplicarán exclusivamente a aquellos egresos que implican la solicitud, trámite y comprobación de recursos financieros. Tanto los egresos a través de los fondos fijos, como aquellos solicitados y otorgados a través del concepto de viáticos, transportación y hospedaje, operarán bajo las premisas que señalan los lineamientos respectivos, por lo tanto los presentes lineamientos aplicarán a dichos conceptos en lo que no se contrapongan con lo dispuesto a dichas normas. 10. En el caso de los egresos motivados por la asignación de recursos para cumplir con las comisiones oficiales a nombre del Tribunal Electoral, como pueden ser hospedaje, transportación y viáticos, las gestiones encaminadas a la contratación y pago de los servicios requeridos para el cumplimiento de dichas comisiones serán efectuadas por la Tesorería a través de la Dirección de Gestión y Comisiones, por las Delegaciones Administrativas y en el ámbito de sus atribuciones por la Dirección General de Enlace y Vinculación Social. 11. Los egresos relativos al pago de servicios bancarios, serán comprobados con los estados de cuenta que emitan las instituciones financieras. 12. Los titulares de las Unidades Gestoras del Gasto, para solicitar y autorizar el pago de un egreso, deberán elaborar la Solicitud de Pago a través del sistema informático, adjuntando a la misma la siguiente documentación mínima: a) Comprobante que justifique la necesidad. b) Autorización correspondiente (puede ser en documento con firma autógrafa o a través de medios electrónicos). c) Suficiencia presupuestal. d) Constancia de la recepción de los bienes y servicios, arrendamientos u obra pública. e) Representación impresa del CFDI, señalando el folio asignado por el repositorio institucional de comprobantes digitales. 13. Es responsabilidad de las Unidades Gestoras del Gasto, resguardar cualquier documentación adicional o complementaria que se genere durante el proceso de adquisición. De igual forma, debe conservar una copia de la documentación original que se anexe a la Solicitud de Pago y se entregue a Programación y Presupuesto. 14. Adquisiciones es responsable de tramitar el pago por los bienes, servicios, arrendamientos y obra pública, tomado en cuenta los siguientes requisitos: a) Que los pagos que se soliciten se apeguen invariablemente a las condiciones pactadas en el pedido, orden de servicio, orden de trabajo, orden de compra o contrato, en tiempo y forma. b) Que los pagos que se soliciten, cuenten con todos los documentos indispensables y que éstos sean integrados en un solo expediente, conforme a los presentes lineamientos. c) Que los documentos que le corresponda elaborar, de acuerdo a lo señalado en el numeral 12, cumplan con lo establecido en los presentes lineamientos, observando que contengan todas y cada una de las firmas señaladas en los formatos. d) Que los bienes o servicios recibidos correspondan a la descripción expresada en la requisición, en el pedido, orden de servicio, orden de trabajo, orden de compra o contrato correspondiente y facturas que entregue el proveedor. Así como que las cantidades, precios unitarios, valor total de la operación y los plazos de entrega, sean acordes a lo formalizado. e) Es requisito necesario emitir y anexar la nota de entrada al Almacén correspondiente a la adquisición de bienes inventariables. f) En caso de que se tengan bienes o servicios que por sus características no puedan ser recibidos en el área de almacenes, la Unidad Gestora del Gasto Solicitante será la responsable de su recepción, debiendo informar y coordinar con Almacenes e Inventarios la verificación física, entregando a ésta copia de la documentación de la recepción de los bienes o servicios, para que realice los registros correspondientes. 15. Tratándose de operaciones con proveedores extranjeros, es necesario que la documentación comprobatoria reúna los requisitos establecidos en la legislación que en materia de comercio exterior se encuentre vigente al momento de formalizar dicha operación, sin omitir todas las disposiciones que al respecto emita la SHCP. Capítulo Quinto VALIDACI 16. A la Solicitud de Pago que presenten las Unidades Gestoras del Gasto, se deberán anexar todos los documentos justificativos y comprobatorios de la operación en original y con las firmas autógrafas de los que en ella intervienen. Tratándose de los CFDI, será responsabilidad de la unidad solicitante recabar los archivos electrónicos xml y pdf, correspondientes a la versión electrónica y a su representación impresa, respectivamente; asimismo, realizar el resguardo de dichos archivos en el Módulo de Comprobantes Digitales por Internet establecido para tal efecto, previo a su comprobación. Una vez integrada dicha Solicitud, deberá ser turnada a Programación y Presupuesto, para la fiscalización correspondiente. Las solicitudes de pago por concepto de viaticos y hospedaje se presentarán a través del sistema informático, utilizando las claves electrónicas de identificación de los servidores públicos designados por los Titulares de las áreas solicitantes como firmantes, tanto en la elaboración de la solicitud como en su autorización. 17. Los CFDI de los gastos presentados, deberán reunir los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal (vigente al momento de emitir el comprobante fiscal). El CFDI constituirá un documento legal, mediante el que se demuestre la entrega de recursos por un importe definido, a cambio de un bien o servicio específico. Tratándose de la representación impresa del CFDI, se deberá presentar una impresión en original que no contenga tachaduras, borraduras o enmendaduras, ni presente escritura con más de una tinta o con diferente tipo de letra (máquina de escribir y/o computadoras). 18. El área de Fiscalización, procederá a poner el sello y firma de revisión indicando la fecha en que se recibe la documentación, en el caso de los CFDI verificará la existencia de los archivos electrónicos respectivos en el repositorio institucional de comprobantes fiscales digitales, con base al número de folio que le fue asignado por el repositorio al momento de su resguardo, y realizará la verificación de que los comprobantes originales cumplan con todos los requisitos fiscales. En caso de que carezcan de cualquiera de ellos, o bien, no se localice el archivo electrónico respectivo, deberá devolverlos a la Unidad Gestora del Gasto, explicando la razón de su rechazo, para su cambio o reposición. El trámite no continuará hasta que esté subsanada la observación. 19. Una vez que Fiscalización haya revisado y validado en el sistema electrónico implementado para tal efecto que la Solicitud de Pago esté debidamente integrada y con la documentación justificativa y comprobatoria correspondiente, se turnará para autorización de pago a través del sistema informático, de acuerdo a lo siguiente: a) A la Dirección de Tesorería, las solicitudes cuyo monto no exceda los $5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100 M.N). b) A Tesorería, las solicitudes cuyo monto sea superior a $5,000.00 (Cinco mil pesos 00/100 M.N) y no exceda de $50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 M.N). c) A Recursos Financieros, las solicitudes mayores a $50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 M.N). d) Sólo en caso de que la Solicitud de Recursos Financieros sea por un importe igual o superior a los $300,000.00 (Trescientos mil pesos 00/100 M.N) deberá turnarse a la Secretaría Administrativa para su autorización. Una vez autorizadas las Solicitudes de Recursos Financieros se entregarán a Tesorería para la generación del cheque o transferencia electrónica correspondiente. 20. Las Delegaciones Administrativas autorizarán sus pagos hasta el monto autorizado para la adjudicación directa de las Salas Regionales, o por un monto mayor cuando cuenten con la autorización respectiva de la Secretaría Administrativa. 21. Toda la documentación justificativa y comprobatoria recibida para tramite de pago invariablemente deberá ser digitalizada e integrada en expedientes electrónicos debidamente identificados, mismos que se turnarán a Contabilidad para el resguardo correspondiente. Capítulo Sexto EMISI 22. Tesorería y/o las Delegaciones Administrativas, una vez que hayan recibido la Solicitud de Pago debidamente integrada, procederán a gestionar a través del sistema informático, la emisión del cheque o transferencia electrónica para su pago. En caso de detectar alguna deficiencia o ausencia de firmas de revisión o autorización, solicitará las aclaraciones correspondientes y no emitirá el pago correspondiente hasta que se subsanen las deficiencias. La representación impresa del comprobante fiscal digital que sustente el pago, invariablemente será invalidado con el sello de "PAGADO", al momento de elaborar el cheque o transferencia electrónica. 23. Tesorería y/o las Delegaciones Administrativas deben efectuar el pago y emitir la póliza de egresos correspondiente, registrándolo para su control en el sistema informático. 24. El pago o liquidación, mediante cheque o transferencia electrónica, se deberá realizar a través de firmas o claves mancomunadas. Entre los funcionarios autorizados para tal efecto, podrán encontrarse los siguientes servidores públicos: a) Las personas titulares de la Secretaría Administrativa, Recursos Financieros, Adquisiciones y Recursos Humanos, lo harán como firmas "A", pudiendo firmar mancomunadamente entre ellas. b) Las personas titulares de la Jefatura de Unidad de Tesorería y Dirección de Tesorería, adscritos a Recursos Financieros, únicamente podrán firmar como firma "B", en forma mancomunada con cualquiera de las firmas "A" señaladas en el párrafo anterior. En ningún caso podrán las firmas "B" firmar entre ellas en el mismo cheque. c) En las Salas Regionales, las personas titulares de la Delegación Administrativa y de la Subdirección de Recursos Humanos y Financieros, en caso de ausencia de alguno de ellos, la segunda firma quedará a cargo de la persona titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. 25. Tesorería y/o las Delegaciones Administrativas, se encargarán de entregar el cheque o el comprobante de la transferencia electrónica de fondos a su beneficiario y/o representante, debiendo recabar la firma de quien reciba el pago en la póliza de egresos, cuando así proceda. Cuando no se tenga la documentación comprobatoria o justificativa, en su caso, para realizar el pago, estará condicionado a que se obtenga dicha documentación. En caso del pago de percepciones y prestaciones, corresponderá a Recursos Humanos recabar la firma del servidor público que recibe el pago y por consiguiente de su archivo y resguardo. 26. Cuando se requiera que la entrega del cheque sea realizada por un área distinta a la Tesorería o la Delegación Administrativa, aquella será responsable de recabar la firma de recibido de quien reciba el pago y en su caso, la documentación comprobatoria a cuya entrega esté condicionado, procediendo a devolver toda la documentación a la Tesorería o a la Delegación Administrativa, una vez concluido el trámite. 27. Los cheques expedidos por el Tribunal Electoral deberán hacerse efectivos dentro del plazo de ciento ochenta días naturales, contados a partir de la fecha de su expedición. Previo al vencimiento del plazo antes señalado, Tesorería informará a la Unidad Responsable de Administrar Recursos correspondiente de esta situación. 28. Una vez transcurrido el plazo señalado y para el caso de que no se hubieran presentado para su cobro, Tesorería procederá a su cancelación, previo acuerdo con Recursos Financieros y en su caso, solicitará su revocación por escrito ante el Banco. Por su importe, Contabilidad constituirá pasivo a favor del beneficiario en la cuenta acreedora correspondiente. 29. La acción para exigir el pago al Tribunal Electoral, por los sueldos, salarios, honorarios, compensaciones y demás remuneraciones del personal, prescribirá una vez transcurrido un año, contado a partir de la fecha en que sean devengadas o se tenga derecho a percibirlas. La prescripción sólo se interrumpe por gestión de cobro hecha por escrito y por ejercicio de las acciones relativas ante los Tribunales competentes. Una vez prescrita la obligación, Contabilidad procederá a su cancelación cumpliendo con las normas aplicables, debiendo efectuarse el reintegro a la TESOFE, dentro de los plazos previstos en el Presupuesto de Egresos de la Federación o la disposición legal aplicable. 30. Los pasivos a cargo del Tribunal Electoral diferentes a los antes señalados, se extinguen por prescripción en el término de dos años contados a partir de la fecha en que el acreedor pueda legalmente exigir su pago. La prescripción se interrumpirá por gestiones escritas de parte de quien tenga derecho a exigir el pago y por ejercicio de las acciones relativas ante los tribunales competentes. Una vez prescrita la obligación, Contabilidad procederá a su cancelación cumpliendo con las normas aplicables, y efectuará el reintegro correspondiente a la TESOFE, dentro de los plazos previstos en el Presupuesto de Egresos de la Federación. 31. Habiendo realizado el pago, se procederá a la digitalización de la documentación soporte que derive del mismo, la cual deberá integrarse al expediente electrónico respectivo, generado al momento de su fiscalización. La documentación soporte se deberá adjuntar a la póliza de egresos en original y ésta se deberá entregar a Contabilidad para su registro, control y resguardo. 32. Adicionalmente, Tesorería y las Delegaciones Administrativas deberán llevar el registro y control de los pagos realizados, quedándose con copia de las pólizas de egresos para el control de los Saldos en las Cuentas de los Bancos. Capítulo Séptimo PAGOS MEDIANTE TARJETAS DE CR 33. A efecto de ser utilizadas exclusivamente en la compra de boletos de avión y reservación o pago de hospedaje, para el cumplimiento de comisiones oficiales, se podrán otorgar tarjetas de crédito institucionales a cargo del Tribunal Electoral, a las áreas gestoras y con los límites de consumo que al efecto autorice la Secretaría Administrativa, debiendo informar de cualquier modificación a la Comisión de Administración. 34. La reservación, contratación y/o pago de los servicios de transportación aérea y hospedaje, se deberá sujetar a lo señalado en el Acuerdo General que Regula el Otorgamiento de Viáticos para Servidores Públicos del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. 35. Tesorería contando con los estados de cuenta respectivos, gestionará el pago de los importes correspondientes a cada uno de dichos estados de cuenta. Los importes utilizados de cada tarjeta quedarán a cargo de cada uno de los tarjetahabientes hasta su debida comprobación. 36. Dentro del plazo de siete días hábiles posteriores a la fecha de corte, los tarjetahabientes deberán enviar al área de Fiscalización, una relación junto con la documentación justificativa y comprobatoria, para su validación, a fin de comprobar todos los cargos registrados en el Estado de Cuenta de la tarjeta asignada. 37. En caso de que los comprobantes presentados por los tarjetahabientes sean rechazados por improcedentes, Programación y Presupuesto informará por escrito esta circunstancia a dicha unidad, para su cambio o reposición. En caso necesario, Programación y Presupuesto instrumentará las acciones correspondientes para solicitar el reembolso, por parte del funcionario responsable, de lo que no se compruebe adecuadamente. 38. Las tarjetas de crédito o débito otorgadas sern canceladas por instrucción del propio tarjetahabiente o cuando sea necesario por su cambio de adscripción o baja. Para ello, deberá entregarla mediante oficio dirigido a Recursos Financieros y, en su caso, incluirlo en el Acta de entrega-recepción correspondiente, así como el plástico respectivo debidamente inutilizado, para proceder a su cancelación ante la institución financiera que corresponda. Capítulo Octavo REGISTRO CONTABLE DE LOS PAGOS REALIZADOS 39. Una vez que Contabilidad reciba la póliza de egresos con la documentación soporte original y el expediente electrónico respectivo, deberá asegurarse de que esté completa y legible; asimismo, procederá a verificar el registro contable aplicado, derivado del pago efectuado a través del sistema informático. 40. Contabilidad será la responsable del control y resguardo de las pólizas de egresos con su documentación soporte en original, conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental, así como del expediente electrónico correspondiente. Capítulo Noveno GASTOS A COMPROBAR 41. En caso de requerir egresos, previamente a la recepción de los bienes o servicios y a la obtención de los comprobantes fiscales digitales correspondientes, se deberá solicitar por escrito a la Secretaría Administrativa su pago a través de Gastos por Comprobar. Esta opción es eventual y extraordinaria, por lo que las Unidades Gestoras del Gasto Solicitantes deben procurar en todo momento, programar sus requerimientos para pago en los tiempos normales de trámite. 42. En la solicitud que se haga a la Secretaría Administrativa se deberá describir el motivo por el cual se generó la necesidad de compra extraordinaria, justificando suficientemente los beneficios o la necesidad que se cubrirá al atender esta petición, para que en su caso proceda a su autorización. 43. Los Gastos a Comprobar constituyen, por excepción, un apoyo para dar continuidad a las operaciones, funciones y responsabilidades de la Unidad Gestora del Gasto Solicitante, por lo que se deberán destinar exclusivamente para adquirir bienes y servicios de carácter extraordinarios, impostergables y necesarios; conforme a la suficiencia y disponibilidad presupuestal con que cuente el Tribunal Electoral y las disposiciones de racionalidad y austeridad que para tal efecto se emitan. El importe máximo solicitado por esta vía, no deberá exceder de 30 veces la UMA elevada al mes. 44. Una vez autorizada la solicitud por la Secretaría Administrativa, el pago a favor del solicitante se realizará a través de la Tesorería o las Delegaciones Administrativas, según corresponda, a través de cheque, transferencia, o efectivo a través de fondo fijo. 45. Las Unidades Gestoras del Gasto Solicitantes que requieran de Gastos a Comprobar, asumirán la responsabilidad de recibir el bien o servicio, realizar el pago correspondiente al proveedor y recabar el CFDI (archivos electrónicos xml y pdf), correspondientes a la versión electrónica y a su representación impresa, respectivamente; asimismo, realizar el resguardo de dichos archivos en el Módulo de Comprobantes Digitales por Internet, previo a su comprobación. 46. El Titular de la Unidad Gestora del Gasto Solicitante tendrá como plazo límite quince días hábiles posteriores a la fecha que tenga el CFDI, para efectuar la comprobación del gasto ante Programación y Presupuesto, así como de reintegrar el recurso no utilizado a la Tesorería o la Delegación Administrativa. En caso contrario, se procederá al descuento mediante nómina al servidor público que se le haya entregado el recurso, salvo causa justificada debidamente acreditada, pudiéndose otorgar, de ser procedente, una prórroga por el plazo que se determine. 47. Asimismo, en caso de adquisición de bienes inventariables, la Unidad Administrativa solicitante deberá enviar por escrito a Adquisiciones, copia del oficio solicitud, autorización y de la comprobación hecha a Programación y Presupuesto, para que realice lo procedente. ANEXO 1 SOLICITUD DE PAGO (ANVERSO)  ANEXO 1 SOLICITUD DE PAGO (REVERSO)  ANEXO 1 SOLICITUD DE PAGO Instructivo
Nota: Una vez capturada la Solicitud de Pago, se debe guardar, validar y enviar al Módulo de Solicitudes de Recursos Financieros TRANSITORIOS________________________________________________________________ PRIMERO. La Comisión de Administración aprueba las reformas y adiciones a los Lineamientos para el trámite y control de egresos. SEGUNDO. Se derogan todas aquellas disposiciones que contravengan los Lineamientos para el trámite y control de egresos. TERCERO. Las presentes reformas y adiciones a los Lineamientos para el trámite y control de egresos entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Federación. CUARTO. Para su mayor difusión, publíquese en la página de Intranet e Internet del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. EL SUSCRITO, LICENCIADO JORGE ENRIQUE MATA G CERTIFICA Que la presente copia en 19 fojas impresas por ambos lados, corresponde a los LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE Y CONTROL DE EGRESOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACI Ciudad de México, 20 de abril de 2017.- El Secretario de la Comisión de Administración del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, Jorge Enrique Mata Gómez.- Rúbrica. |
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